Justifikasi sumber tunggal (SSJ) adalah persyaratan di sebagian besar institusi di mana pembelian barang (persediaan, peralatan, layanan, dll.) Pada ambang moneter tertentu membutuhkan penjelasan multi faktor tentang mengapa barang tersebut hanya dapat berasal dari satu sumber. Banyak yang menganggap penulisan SSJ tidak praktis dan tidak mengerti mengapa penjelasan bahwa ini adalah barang yang ingin mereka beli adalah pembenaran yang cukup. Namun, departemen pembelian harus memiliki alasan yang valid mengapa barang-barang ini tidak dapat diperoleh melalui kompetisi penuh dan terbuka di mana setiap vendor yang mampu dapat mengajukan penawaran pada kontrak. Sementara sebagian besar institusi memiliki templat sendiri untuk meminta SSJ yang sesuai, artikel ini menjelaskan langkah-langkah dasar yang diwariskan dalam mendukung semua permintaan pembelian semacam itu.
Judul dokumen pengolah kata sebagai Pembenaran Sumber Tunggal untuk nomor pesanan pembelian khusus, jika berlaku, dan daftarkan nomor kebijakan institusional apa pun mengapa sumber tunggal diperlukan untuk daftar permintaan ini.
Jelaskan kegunaan khusus dari item tersebut. Sebutkan secara spesifik untuk apa barang itu akan dibuat dan apa yang akan dilakukannya. Sertakan di sini nomor dan judul proyek yang didukung materi tersebut.
Nyatakan karakteristik yang membedakan dari item tersebut dan mengapa ini adalah satu-satunya yang akan memenuhi persyaratan. Ini mungkin termasuk menjadi tambahan pada sistem yang ada atau penggantian sistem yang ada. Hak cipta dan merek dagang mungkin berlaku di sini tergantung pada situasinya.
Jelaskan apa yang akan terjadi jika barang lain yang tidak sama dibeli. Sertakan penundaan pelatihan, perubahan prosedur operasi standar, dll. Yang akan menghabiskan waktu lembaga, dana, dan penyelesaian keseluruhan proyek.
Garis besar pekerjaan yang dilakukan untuk menentukan barang lain yang serupa yang ditawarkan dari vendor lain dan mengapa barang-barang ini tidak memenuhi persyaratan yang dinyatakan dalam langkah-langkah sebelumnya. Ini mungkin perlu secara eksplisit untuk memasukkan: nama perusahaan, informasi kontak, dan dalam beberapa kasus, kutipan yang valid.
Sertakan nama, judul, dan informasi kontak dari kontak utama untuk SSJ (ini tidak harus orang yang menulisnya) dan menyertakan salinan bersama dengan pesanan.
Kiat
-
Selalu ikuti templat institusional yang disarankan untuk SSJ jika ada karena ini adalah cara paling pasti untuk mendapatkan yang disetujui. Bicaralah dengan orang lain yang telah menulis SSJ dan minta untuk melihat contoh pengiriman sukses mereka. Demikian juga, begitu Anda berhasil mengirimkan, simpan dokumen itu di tempat yang aman dan pangkalan semua dokumen di masa depan. Sangatlah penting untuk memberikan informasi sebanyak mungkin mengenai barang yang diminta; semakin sedikit waktu pembelian yang harus dikeluarkan untuk kembali dan mengajukan pertanyaan kepada pencetus SSJ, semakin sedikit waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang.
Peringatan
Proses pembelian menjadi semakin ketat dan SSJ menjadi lebih rumit dan memberatkan. Tanggapi proses ini dengan serius dan hormati prosedurnya dan harapkan yang terbaik.
