Laporan justifikasi merekomendasikan perubahan kebijakan atau prosedur bisnis. Mereka memberikan bukti yang membenarkan tindakan yang memecahkan masalah atau meningkatkan kinerja, misalnya. Mereka sering menghadirkan solusi yang menghasilkan penghematan atau keuntungan finansial. Untuk membuat laporan yang efektif, Anda harus menghasilkan argumen yang meyakinkan dan bukti pendukung untuk mendukung perubahan yang Anda usulkan.
Gunakan judul memo dasar (Ke / Dari / Tanggal / Subjek) dan isi. Perjelas siapa yang harus membaca laporan, siapa yang menulisnya, dan apa isi subjeknya.
Tulis paragraf pembuka yang menjelaskan masalah atau tujuan laporan Anda. Jelaskan dalam beberapa kalimat apa rekomendasi Anda, dan jelaskan manfaatnya.
Tulis pengantar untuk laporan Anda yang merinci tujuan dan pentingnya laporan Anda secara lebih rinci. Masukkan informasi latar belakang yang relevan yang akan membantu pembaca memahami motif dan alasan di balik rekomendasi Anda.
Gunakan badan utama laporan Anda untuk menjelaskan bagaimana Anda menyarankan penerapan rekomendasi Anda. Berikan perincian spesifik tentang prosedur atau solusi baru dan efek yang akan dimilikinya. Jelaskan siapa yang akan terlibat, apa yang akan mereka lakukan, berapa biayanya, dan berapa lama untuk melakukannya.
Sebutkan penelitian atau metode yang Anda ikuti untuk sampai pada kesimpulan Anda. Sertakan kerugian dan masalah yang mungkin ditimbulkan oleh prosedur baru, serta manfaatnya. Tepat, atur materi Anda secara logis, dan bersikap adil; ini akan menambah kekuatan argumen Anda.
Selesaikan laporan justifikasi Anda dengan ringkasan singkat tentang kesimpulan dan rekomendasi Anda. Jangan memperkenalkan informasi baru pada tahap ini; alih-alih tinjau argumen utama untuk mendukung rekomendasi Anda. Tulis paragraf penutup singkat untuk memo Anda.
Kiat
-
Sorot keuntungan dari rekomendasi Anda, dan jelaskan bagaimana mereka lebih besar daripada kekurangannya. Jaga agar tulisan Anda positif. Hindari kata-kata seperti mungkin, mungkin, dan mungkin. Berikan keseimbangan pada laporan Anda dengan mendiskusikan solusi alternatif. Tempatkan rekomendasi yang Anda rasa lebih menjanjikan. Perjelas langkah apa yang menurut Anda harus diambil dalam rekomendasi Anda. Hindari generalisasi; lebih spesifik. Perkenalkan setiap rekomendasi dengan kata kerja aktif untuk menambah kekuatan pada saran Anda.
