Sebagian besar perusahaan menyiapkan rencana bisnis tahunan yang mencakup perkiraan keuangan, juga disebut anggaran perusahaan. Rencana atau anggaran adalah alat manajemen untuk memberikan arahan strategis bagi perusahaan. Ini menunjukkan langkah-langkah apa yang diperlukan untuk mengimplementasikan strategi yang telah dipilih - dan berapa biaya langkah-langkah atau tindakan ini - dan memperkirakan pendapatan dan laba yang diharapkan dihasilkan dari penerapannya. Ketika hasil keuangan aktual tersedia, biasanya pada akhir setiap bulan, hasil ini dibandingkan dengan angka yang dianggarkan dalam laporan perbandingan anggaran.
Persiapan
Hasil keuangan aktual disiapkan oleh departemen akuntansi perusahaan. Anggaran dapat disiapkan oleh akuntansi juga, atau mungkin ada departemen perencanaan dan analisis keuangan khusus yang bertanggung jawab atas penyusunan anggaran. Anggaran dirancang dalam format yang sama dengan laporan akuntansi bulanan, sehingga perbandingan hasil aktual dengan anggaran lebih mudah. Sistem ini biasanya otomatis sehingga setelah angka anggaran dimasukkan, laporan perbandingan dibuat secara otomatis segera setelah informasi akuntansi tersedia.
Nilai
Perbedaan antara angka-angka yang dianggarkan dan aktual mengungkapkan informasi penting kepada manajemen perusahaan tentang bagaimana kinerja bisnis. Idealnya anggaran disiapkan dengan hati-hati sehingga bisa seakurat mungkin prediksi apa yang akan dapat dicapai perusahaan di tahun mendatang. Ketika laporan perbandingan anggaran menunjukkan perbedaan yang signifikan, itu berarti asumsi yang digunakan untuk menyiapkan anggaran salah, atau lingkungan bisnis berubah dari apa yang diharapkan. Laporan perbandingan anggaran memungkinkan tim manajemen untuk dengan cepat mengidentifikasi di mana masalah terjadi.
Analisis dan Interpretasi
Di perusahaan besar dengan banyak departemen dan banyak divisi, volume laporan akuntansi yang dihasilkan bisa sangat besar, yang berarti volume laporan perbandingan anggaran juga besar. Personel akuntansi atau keuangan mengambil data ini dan menyiapkan ringkasan laporan untuk ditinjau oleh manajemen senior. Laporan-laporan ini, disiapkan setiap bulan, termasuk diskusi naratif tentang hasil dan analisis alasan perbedaan paling signifikan. Laporan ini memiliki bagan dan grafik untuk menggambarkan tren utama yang perlu ditinjau dan didiskusikan oleh manajemen puncak. Dalam hal pengeluaran lebih tinggi dari anggaran, analis yang bertugas menyiapkan laporan perbandingan anggaran berkali-kali harus kembali ke entri jurnal akuntansi untuk periode itu untuk mengungkap alasan spesifik untuk varians. Menganalisis varians pendapatan melibatkan menentukan apakah penjualan unit lebih rendah dari yang dianggarkan atau harga rata-rata yang diperoleh per unit kurang dari yang diantisipasi.
Tindakan perbaikan
Setelah meninjau laporan perbandingan anggaran, manajemen senior harus menentukan apakah varians cukup signifikan untuk menjamin tindakan korektif yang diambil. Satu masalah adalah apakah variasinya adalah peristiwa tidak biasa satu kali atau bagian dari pola berulang. Jika penjualan untuk satu produk jatuh di bawah anggaran selama beberapa bulan, perubahan dalam strategi pemasaran dapat dilakukan untuk membuat penjualan kembali ke jalurnya. Atau, kekurangan pendapatan mungkin disebabkan oleh faktor-faktor di luar kemampuan perusahaan untuk mengendalikan, seperti penurunan ekonomi secara umum. Respons dalam kasus itu mungkin untuk mengurangi pengeluaran yang dianggarkan untuk mempersempit kesenjangan antara anggaran dan hasil aktual dalam beberapa bulan mendatang.Manajemen puncak membahas pengeluaran yang lebih tinggi dari yang dianggarkan dengan bertemu dengan manajer yang departemennya bertanggung jawab atas varians dan menanyakan mengapa hal itu terjadi.
