Anggaran mengacu pada dokumen tertulis yang merinci cara organisasi akan membagikan uangnya. Sebagai kepala bisnis, Anda harus memutuskan apakah kontrol anggaran akan berada di tangan Anda atau dengan manajer Anda. Ada empat aplikasi kontrol anggaran, seperti dicatat oleh Michael Armstrong dalam "Buku Pegangan Teknik Manajemen: Panduan Komprehensif untuk Mencapai Keunggulan Manajerial dan Pembuatan Keputusan yang Lebih Baik."
Perencanaan
Dokumen anggaran dibuat melalui sistem perencanaan. Jika Anda mengembangkan anggaran sendiri, Anda dapat mulai dengan anggaran tahun lalu. Anggaran Anda harus mencakup semua pendapatan yang Anda proyeksikan dan bagaimana Anda akan membelanjakannya. Bagian dari tahap perencanaan memerlukan memprioritaskan kebutuhan bisnis yang berbeda. Anda mungkin harus membuat pilihan sulit, seperti mempekerjakan orang tambahan tahun ini dan menanggung biaya energi yang lebih tinggi. Dokumen anggaran Anda harus mencerminkan semua aspek perencanaan dan penentuan prioritas Anda. Jika Anda mengabaikan pertimbangan anggaran penting, Anda bisa menghadapi kekurangan selama tahun anggaran.
Pengukuran
Setelah dokumen anggaran diselesaikan, manajer dari masing-masing departemen bertanggung jawab atas pengeluaran diskresioner, seperti persediaan, biaya pencetakan dan penggajian, sambil tetap menjaga alokasi anggaran mereka. Anda memerlukan sistem keuangan untuk melacak pengeluaran oleh setiap baris dalam anggaran. Kemampuan setiap manajer untuk mempertahankan anggarannya akan memengaruhi profitabilitas dan posisi keuangan Anda sebagai perusahaan.
Perbandingan
Dengan menggunakan sistem pengukuran, Anda bisa membandingkan pengeluaran aktual dengan pengeluaran yang dianggarkan dengan menggunakan baris demi baris dalam dokumen anggaran. Anda harus menentukan apakah ada pengeluaran berlebihan, dan di mana di perusahaan itu terjadi. Bisa jadi bahwa departemen tertentu mengeluarkan uang lebih banyak, dan mereka perlu memiliki kontrol anggaran mereka disesuaikan, atau bisa jadi bahwa manajer departemen tersebut dapat membenarkan contoh pengeluaran berlebihan dengan menjelaskan biaya tak terduga, seperti pemasok menaikkan harga selama tahun bisnis.
Kontrol
Anda harus mengambil tindakan setelah mempelajari bagaimana setiap departemen membelanjakan dalam atau melebihi anggaran yang dialokasikan. Setiap tindakan yang Anda ambil untuk membuat departemen menambah atau mengurangi pengeluarannya setara dengan kontrol. Dalam keadaan ekstrem, seperti ketika Anda tidak bisa membuat manajer mengendalikan pengeluaran dan tetap pada anggaran mereka, Anda bisa mengambil kendali anggaran. Semua pengeluaran yang dilakukan sesuai dengan dokumen anggaran tahunan membantu perusahaan mempertahankan fokusnya pada tujuan strategis.
