Menjaga dokumen yang tepat untuk membantu bisnis Anda berjalan dengan lancar dapat membantu Anda menghindari audit pendapatan pada akhir tahun. Jika Anda memang menghadapi audit pendapatan, dokumen yang diajukan dengan benar dapat membuat proses lebih mudah. Menyimpan semua kwitansi Anda untuk pembelian, pengeluaran, donasi, dan laporan rekening bank beserta ekstensi pajak yang diajukan dapat membantu Anda dengan proses audit.
Penerimaan Bruto
Penerimaan bruto diperoleh dari penjualan barang atau jasa Anda. Ini termasuk kaset Anda, slip setoran bank, buku tanda terima, faktur, slip tanda terima kartu kredit dan setiap 1099-MISC yang telah Anda bayarkan kepada kontraktor lepas. Menyimpan dokumen-dokumen ini diperlukan untuk membantu Anda mengajukan pajak nanti untuk menunjukkan penghasilan bagi bisnis Anda. Alternatif yang dapat diterima untuk Internal Revenue Service (IRS) selama audit jika Anda tidak memiliki kwitansi, seperti cek yang dibatalkan, adalah pernyataan lembaga keuangan dengan nomor cek, jumlah cek, nama penerima pembayaran dan tanggal jumlah diposting oleh lembaga keuangan. Jika pembayaran dilakukan dengan transfer dana elektronik (EBT), pernyataan harus menunjukkan nama penerima pembayaran, jumlah dan tanggal jumlah yang ditransfer oleh lembaga keuangan Anda. Untuk kartu kredit, pernyataan harus menunjukkan jumlah yang dibebankan, nama penerima pembayaran dan tanggal transaksi diproses.
Pembelian dan Pengeluaran
Setiap pembelian bisnis harus disertai dengan tanda terima dalam bentuk slip kartu kredit, faktur berbayar, cek yang dibatalkan, dan slip register kas. Pengeluaran adalah pembelian yang dilakukan bisnis Anda yang tidak dijual kembali sebagai barang atau jasa, seperti perabot kantor atau komputer. Simpan semua kwitansi ini di tempat di mana Anda dapat mengaksesnya dengan segera.
Laporan Rekening Bank
Laporan rekening bank untuk tahun pajak fiskal harus diajukan dengan penerimaan, pembelian, dan pengeluaran bruto Anda. Pernyataan tersebut mendukung apa yang dibayarkan dan diterima bisnis untuk tahun pajak. Tahun pajak fiskal adalah 12 bulan berturut-turut yang berakhir pada hari terakhir bulan apa pun selain Desember.
Surat Pemberitahuan Pajak Penggajian
Jumlah yang telah Anda bayarkan kepada karyawan Anda sebagai cek atau setoran langsung juga akan diperlukan. SPT penggajian harus mencakup pajak federal dan lokal serta akuntansi dari pemotongan rekening pensiun. Pajak gaji karyawan harus disimpan setidaknya empat tahun, yang merupakan jangka waktu yang disyaratkan oleh IRS.
Pencatatan
Pencatatan yang disarankan oleh IRS termasuk menyimpan buku cek bisnis, ringkasan harian dan bulanan dari penerimaan kas Anda, log atau jurnal dari setiap pembayaran cek, kompensasi karyawan dan lembar kerja depresiasi. Kiat IRS lainnya adalah memisahkan buku cek bisnis Anda dari buku cek pribadi Anda. Ini dilakukan untuk memisahkan pengeluaran pribadi dari pengeluaran bisnis. Simpan semua catatan untuk bisnis Anda setidaknya jumlah minimum yang disyaratkan oleh IRS dan semua laporan pajak Anda yang sebelumnya diajukan.
Para karyawan
Menyimpan catatan semua karyawan Anda, baik dulu maupun sekarang, dengan nomor Jaminan Sosial mereka, informasi kontak dan formulir I-9 dan W-4 mereka merupakan persyaratan oleh IRS. Formulir I-9 memverifikasi bahwa karyawan tersebut secara hukum dapat bekerja di Amerika Serikat. Formulir W-4 diisi untuk Sertifikat Tunjangan Pemotongan Karyawan, yang memungkinkan Anda memperkirakan berapa banyak yang harus dipotong dari upah karyawan dari bagan pada formulir.
