Sistem penagihan Anda bisa semudah pena dan buku besar atau secanggih program komputer dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola semuanya, mulai dari menghitung biaya hingga mengirim laporan. Selain kecanggihan, konsep penagihan dasar belum berubah sejak zaman Alkitab. Masih ada penyedia layanan, pengguna layanan, dan biaya yang mengikat hubungan.
Penagihan Mulai Dengan Orang
Staf Anda membangun profil setiap pelanggan sebagai langkah pertama dalam merancang sistem penagihan individual untuk perusahaan Anda. Staf data mengumpulkan nama, alamat penagihan, dan ketentuan di mana biaya Anda dikumpulkan. Jika pihak ketiga seperti perusahaan asuransi terlibat, informasi itu juga dijamin. Pelanggan dapat meminta Anda untuk menagihnya secara langsung atau mengenakan biaya pada kartu kredit.
Input dan Verifikasi Data
Informasi yang diberikan oleh pelanggan adalah input ke dalam program perangkat lunak atau direkam secara manual dalam buku besar. Verifikasi skor kredit dan cakupan perusahaan asuransi dapat dilakukan melalui telepon atau akses situs web. Staf Anda mungkin harus mengakses informasi sensitif seperti skor kredit untuk membuat profil lengkap untuk sistem penagihan Anda karena beberapa pelanggan mungkin ingin melunasi hutang mereka dengan mencicil.
Pengodean Akun
Apakah bisnis Anda menagih satu layanan (konsultasi) atau segudang layanan (konsultasi, biaya laboratorium, bahan dan sejenisnya), menyiapkan sistem pengkodean untuk mengkategorikan setiap layanan dan produk sangat penting untuk melacak uang. Sebagai contoh, seorang pasien gigi mungkin ditagih untuk pembersihan, tetapi biaya yang dikenakan jika dokter gigi melakukan prosedur dan bukannya kebersihan, tidak sama, sehingga dua kode digunakan untuk tujuan penagihan. Satu kode dapat menandakan mahkota emas sementara yang lain mewakili topi porselen yang lebih murah. Kode melakukan tugas ganda, memungkinkan Anda untuk melacak biaya dan kategori sehingga Anda selalu tahu bagaimana waktu dan sumber daya dihabiskan.
Tagihan Diterbitkan
Anda memiliki beberapa cara untuk mengatur penanggalan sistem penagihan Anda. Beberapa pemilik bisnis menagih setiap pelanggan pada hari yang sama setiap bulan. Jika Anda tidak menggunakan komputer untuk menangani pekerjaan ini, tindakan berikut masuk akal. Sebagai alternatif, sistem penagihan elektronik Anda memungkinkan Anda untuk mengurutkan pelanggan berdasarkan "tanggal layanan". Layanan 10 Juli, misalnya, secara otomatis akan menghasilkan pernyataan pada 10 Agustus menggunakan siklus penagihan standar 30 hari. Arus kas Anda mungkin lebih baik dilayani dengan mengirimkan laporan dalam beberapa hari dari layanan yang dilakukan. Anda dapat menggunakan surat siput dan tagihan elektronik untuk menagih pelanggan.
Faktur Dilacak
Akun penandaan begitu tanggal jatuh tempo telah datang dan pergi adalah bagian penting dari sistem penagihan setiap perusahaan. Pengingat pembayaran yang dikoordinasikan dengan lampiran biaya “jatuh tempo” adalah manfaat lain untuk memelihara sistem penagihan berbasis komputer. Sebagai alternatif, anggota staf akuntansi Anda dapat menggunakan sistem "file panas" yang menampilkan daftar tanggal jatuh tempo yang mendorong panggilan telepon yang mengingatkan pelanggan untuk membayar faktur begitu tanggal jatuh tempo telah lewat.
Layanan Pengumpulan, Audit dan Perantara
Anda mungkin lebih suka menangani layanan penagihan Anda sendiri daripada menggunakan agen luar untuk mengawasi masalah tidak membayar. Praktik audit mandiri berkala menangkap berbagai jenis penyimpangan sistem penagihan. Anda juga dapat berafiliasi dengan clearinghouse yang dibentuk untuk mengurus setiap aspek dari sistem penagihan Anda, dari cek kredit pelanggan hingga menerbitkan tagihan. Layanan ini tidak murah, tetapi jika Anda lebih suka menagih tagihan, trade-off mungkin sepadan dengan biayanya.
