Selalu ada banyak yang naik pada kunjungan situs industri, terutama jika garis bawah perusahaan tergantung pada laporan yang akan Anda sampaikan kepada para pemimpin perusahaan setelah kunjungan. Bagian mudah dari pekerjaan Anda adalah membuat karyawan pabrik mengantar Anda ke kantor dan area kerja yang harus Anda evaluasi. Bagian tersulitnya adalah memastikan tur yang Anda ikuti dan presentasi yang dibuat memberikan gambaran akurat tentang tempat menarik yang ditugasi untuk melakukan penyelidikan dan evaluasi. Setelah Anda menyelesaikan evaluasi, buat draft laporan kunjungan industri untuk merangkum temuan Anda.
Ketahui Hukumnya
Penting untuk dicatat bahwa laporan kunjungan industri tidak selalu merupakan persyaratan hukum, melainkan terdiri dari informasi yang dihimpun oleh beberapa pengusaha secara sukarela untuk menilai program keselamatan dan manajemen risiko perusahaan. Ini bukan persyaratan Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja tahun 1970, yang dikenal sebagai OSHA. Namun, setiap negara bagian memiliki persyaratannya sendiri di bawah OSHA jadi pastikan untuk mengetahui aturan yang berlaku untuk organisasi Anda. Laporan kunjungan industri dapat membantu dalam menyajikan informasi keselamatan dan manajemen risiko kepada perusahaan asuransi potensial dan juga membantu organisasi menentukan cara untuk meningkatkan tindakan keselamatan karyawan.
Jadilah Teliti dan Catat
Untuk menulis laporan kunjungan industri berkualitas tinggi, penting untuk menggunakan beberapa metode pengumpulan informasi: Bawalah buku catatan dan pena atau perangkat digital untuk membuat catatan tentang topik yang ditugaskan untuk Anda kumpulkan. Lacak pengamatan dan kumpulkan selebaran yang diterima dari tuan rumah Anda. Renungkan kunjungan Anda dan catat di akhir hari kerja. Ini akan sangat penting untuk kunjungan lokasi industri yang berlangsung beberapa hari.
Mengajukan pertanyaan
Jangan ragu untuk bertanya dan mencari jawaban terperinci, bertahan bila perlu untuk informasi lebih lanjut. Meminta dokumen pendukung dan melacak spesifik. Catat tanggal atau tanggal kunjungan Anda, lokasi cabang dan lokasi, jumlah karyawan, dan luas kotak bangunan. Melampirkan peta area yang dikunjungi juga bermanfaat. Perhatikan berbagai departemen, jumlah karyawan di setiap departemen, dan nama-nama yang Anda ajak bicara.
Tahu Apa yang Harus Disertakan
Mulai laporan kunjungan industri dengan menyatakan tujuan kunjungan Anda dan ikuti masing-masing dengan pengamatan yang dicapai tentang apakah tujuan tersebut terpenuhi. Detail spesifik terkait tujuan juga membantu. Masukkan sebanyak mungkin detail tentang inspeksi, praktik kerja dan keselamatan, dan berbagai elemen lain yang unik untuk lokasi industri yang Anda kunjungi. Peralatan keselamatan di lokasi dan fitur lain yang memastikan keselamatan karyawan (dan pelanggan, jika berlaku) harus diperhatikan.
Ringkas Dokumentasi Tindakan Pengamanan
Laporan Anda harus mencakup informasi yang berkaitan dengan kebijakan, departemen, dan prosedur yang bertanggung jawab untuk memastikan keselamatan. Tinjau dan sertakan ringkasan log keselamatan, yang seringkali mencakup catatan perawatan kendaraan, verifikasi tes narkoba dan log keselamatan OSHA. Informasi kompensasi pekerja juga dapat dimasukkan. Sangat membantu untuk menyiapkan glosarium atau indeks yang melacak lampiran yang diperoleh selama kunjungan Anda yang perlu Anda bagikan. Juga buat ringkasan eksekutif satu halaman yang mensintesis informasi paling penting dalam laporan Anda. Tempatkan di bagian depan bahan presentasi sehingga mereka yang membutuhkan tinjauan kunjungan Anda dapat memperoleh apa yang mereka butuhkan dengan cepat dari halaman ini.
Membuat rekomendasi
Laporan Anda juga harus mencakup kesimpulan dan rekomendasi berdasarkan pengamatan Anda selama kunjungan. Bersikaplah jujur, obyektif dan ringkas dalam membuatnya. Gunakan kebijaksanaan saat memasukkan informasi sensitif yang menghampiri Anda karena berada di situs. Rekomendasi Anda untuk langkah-langkah keamanan yang ditingkatkan mungkin salah satu bagian terpenting dari laporan. Jika perusahaan tidak memberikan pelatihan keselamatan rutin dan pembaruan praktik terbaik, perhatikan bagaimana hal itu dapat dimasukkan ke dalam budaya perusahaan. Rekomendasi dapat bersifat proaktif dan reaktif, terutama ketika menggambarkan bagaimana perusahaan dan karyawannya harus bereaksi dalam keadaan darurat di tempat kerja. Juga harus ada upaya kesiapsiagaan bencana.
Jadilah Editor Anda Sendiri
Setelah Anda menyusun catatan dan menulis laporan, pastikan itu memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh kebijakan perusahaan dalam hal panjang dan konten yang diperlukan. Jika ini belum disusun untuk Anda, bertujuan untuk laporan lima halaman dengan lampiran pendukung. Pastikan halaman laporan diberi nomor. Menambahkan judul, poin-poin, dan subjudul membantu mengatur konten dan meningkatkan keterbacaan. Periksa kembali fakta terhadap catatan di tempat Anda. Tentu saja, selalu jalankan pemeriksa ejaan dan beri laporan baca-ulang kedua untuk mengetahui kesalahan apa pun. Dan yang paling penting, segera kirim laporan lokasi industri.
