Salah satu cara yang paling dapat diandalkan untuk menentukan seberapa baik bisnis berjalan adalah dengan menggunakan laporan kunjungan. Apakah operasi eksternal Anda berjalan sebagaimana mestinya? Apakah prasekolah atau fasilitas perawatan Anda sesuai dengan kode dan siap untuk lisensi? Dengan menulis laporan kunjungan komprehensif, Anda dapat menentukan apakah berbagai tujuan bisnis dipenuhi. Laporan kunjungan, kadang-kadang disebut laporan perjalanan, adalah cara yang bagus untuk mengetahui apakah standar bisnis Anda dilaksanakan di lokasi sesuai dengan yang Anda rencanakan.
Format Laporan
Laporan kunjungan adalah dokumen bisnis. Bergantung pada organisasi atau industri, laporan dapat mengikuti format memorandum atau templat bisnis. Secara umum, pilih format memo jika laporan kunjungan ditujukan kepada sekelompok anggota kepemimpinan internal. Pilih templat laporan bisnis yang lebih formal jika laporan kunjungan akan diberikan kepada sumber eksternal. Gunakan format bisnis standar yang menyertakan font jenis profesional seperti Times New Roman atau Arial. Pertahankan margin 1 inci.
Nyatakan Tujuannya
Jelaskan alasan kunjungan itu. Sasaran mencakup frekuensi kunjungan, bersama dengan metrik utama atau bidang peninjauan. Misalnya, kunjungan tersebut mungkin yang pertama dari serangkaian empat yang dilakukan selama satu tahun untuk meninjau implementasi kebijakan baru atau metrik produksi. Nyatakan dengan jelas apa yang Anda cari dalam kunjungan, termasuk kunjungan sebelumnya, rekomendasi atau rencana aksi.
Contoh:
Laporan ini untuk menentukan apakah Plainview School telah memenuhi semua persyaratan lisensi untuk tempat penitipan anak setelah sekolah.
Diskusikan Umpan Balik dan Wawasan Kunci
Catat identitas individu kunci yang diwawancarai selama kunjungan. Kunjungan dapat mencakup pertemuan dengan personel kepemimpinan utama di lokasi, seperti manajer atau direktur operasi. Ini juga merupakan praktik umum untuk bertemu dengan staf tingkat bawah yang lebih akrab dengan proses operasi.
Contoh:
Individu yang diwawancarai termasuk Sarah Winters, kepala sekolah, perawat sekolah Emily Thorn, Rick Marden, guru sekolah dasar dan Carol Hathaway, ahli gizi dan ahli gizi.
Diskusikan umpan balik utama yang diberikan oleh kepemimpinan dan staf. Tidaklah penting untuk mengutip mereka yang diwawancarai tetapi untuk mencari wawasan kunci dan bidang-bidang yang menjadi perhatian umum. Sertakan survei standar apa pun yang digunakan atau serangkaian pertanyaan spesifik yang diajukan selama kunjungan.
Daftar Wawasan dan Pengamatan Kunci
Pengamatan didasarkan pada apa yang dilihat secara pribadi dan tidak disampaikan berdasarkan wawancara. Misalnya, pengunjung mungkin secara visual mencatat bahwa operasi tampaknya memiliki terlalu banyak pekerja yang tidak sibuk. Apa pun mulai dari kebersihan hingga organisasi umum harus diawasi. Masukkan wawasan ini dalam laporan kunjungan.
Contoh:
Selama kunjungan tengah hari, persembahan makan siang meliputi sayur dan pilihan buah, tetapi tidak ada alternatif yang ditawarkan bagi mereka yang membutuhkan makanan khusus.
Ringkas Kesimpulan
Tentukan apakah organisasi memenuhi tujuan berdasarkan umpan balik dan pengamatan yang diberikan. Gunakan detail dan informasi yang dapat diukur jika memungkinkan untuk mendukung kesimpulan. Sebagai contoh, jika tujuan dari kunjungan ke pabrik baru adalah untuk menentukan apakah 60 persen staf di kuartal pertama, berikan angka turnover sumber daya manusia yang sebenarnya, upaya perekrutan yang ada dan departemen di mana terdapat kekurangan.
Berikan Rencana Aksi Masa Depan
Nyatakan kapan kunjungan mendatang dijadwalkan jika ada, dan apakah ini sudah ditentukan sebelumnya atau hasil dari kunjungan baru-baru ini. Misalnya, ini mungkin merupakan kunjungan tahunan ketiga dengan jadwal triwulanan. Berikan rekomendasi untuk perbaikan. Jika rencana tindakan tertentu ditentukan, sebutkan secara rinci. Ini memberikan metrik keberhasilan untuk kunjungan berikutnya.
