Rencana komunikasi Anda adalah dokumen yang berfungsi dan dinamis yang membantu Anda tetap pada tugas, melacak tonggak sejarah, dan merencanakan langkah selanjutnya. Anda akan mengikat rencana Anda dengan sasaran keseluruhan, seperti sasaran penjualan produk atau sasaran reputasi perusahaan, dan termasuk audiens yang ditargetkan secara tersegmentasi dan pesan-pesan utama untuk disampaikan kepada masing-masing audiens. Sepanjang karir Anda, Anda mungkin perlu membuat beberapa rencana komunikasi, baik untuk audiens eksternal, seperti pelanggan dan media, dan audiens internal, seperti karyawan.
Cara Membuat Rencana Komunikasi
Segmen audiens target Anda. Anda perlu mengidentifikasi susunan setiap audiens target, orang-orang yang akan berkomunikasi dengan Anda. Apakah mereka pelanggan saat ini, yang mungkin sudah berinvestasi dalam suatu produk dan mencari versi yang lebih baru? Apakah mereka pengguna produk pesaing, yang mungkin mencari alasan untuk berubah? Apakah mereka pengadopsi awal, seperti techno-geeks yang selalu mencari perangkat baru yang hebat? Contoh lain dari audiens target tersegmentasi termasuk media, analis keuangan dan calon karyawan.
Tentukan pesan utama. Pesan utama Anda adalah poin utama yang perlu Anda sampaikan tentang suatu produk, layanan, atau perusahaan Anda. Anda akan memasukkan pesan-pesan ini ke setiap karya komunikasi yang sesuai. Cobalah untuk membatasi pesan utama Anda menjadi tiga per audiens, masalah atau produk, karena itu akan meningkatkan kemungkinan retensi. Contoh pesan utama adalah “Perusahaan XYZ mendaur ulang 60 persen produk kantornya, menghilangkan 250 pon TPA sehari.”
Tulis tujuan Anda. Sasaran Anda menyebutkan apa yang ingin Anda capai dengan komunikasi Anda. Contoh tujuan komunikasi mungkin adalah “Bangun kesadaran akan upaya sukarela perusahaan kami,” atau, “Tingkatkan panggilan media kepada CEO kami untuk meminta wawancara.” Ingatlah bahwa setiap tujuan harus dikaitkan dengan tujuan keseluruhan perusahaan, jika komunikasi Anda bekerja di sebuah vakum.
Tulis strategi Anda. Anda memerlukan setidaknya satu, dan mungkin beberapa, strategi untuk setiap tujuan. Misalnya, jika hubungan media yang ditingkatkan dimasukkan sebagai salah satu tujuan komunikasi Anda, strategi mungkin adalah, "buat rencana media yang ditargetkan ke arah media bisnis." Jika Anda mencoba meningkatkan partisipasi karyawan dalam upaya sukarelawan masyarakat, sebuah strategi mungkin, "Buat prosedur internal untuk mendorong peningkatan partisipasi sukarela di seluruh perusahaan."
Tulis taktik Anda. Taktik adalah "perintah kerja" dari rencana, aktivitas terperinci dan spesifik yang Anda keluarkan dari strategi Anda untuk memenuhi tujuan Anda. Misalnya, mengadakan tur media di pantai Timur adalah taktik, seperti halnya mengadakan konferensi pers. Mengembangkan kelompok kerja internal untuk menciptakan insentif karyawan untuk menjadi sukarelawan juga merupakan taktik. Saat membuat taktik, Anda perlu mengingat biaya dan tenaga Anda untuk mengukur seberapa realistis taktik Anda.
Kiat
-
Pada titik tertentu Anda mungkin diminta untuk membuat anggaran untuk mengimplementasikan rencana Anda; atau Anda dapat disajikan dengan satu sebelum membuatnya. Apa pun itu, ingatlah sumber daya Anda saat Anda membuat rencana komunikasi.
Peringatan
Jangan tinggalkan pemain penting saat membuat rencana komunikasi Anda. Mintalah kerja sama dan umpan balik untuk membantu memastikan rencana Anda sukses dan tidak dibenci oleh departemen atau personel lain yang merasa tersisih dari proses.
