Surat teguran untuk absensi adalah langkah formal yang dapat mengarah pada pemutusan hubungan kerja, penurunan pangkat atau pengurangan jam kerja. Surat itu menunjukkan bahwa manajemen memiliki keprihatinan serius tentang komitmen karyawan terhadap pekerjaan atau kemampuan untuk melakukan tugas secara bertanggung jawab. Mengetik surat pada kop surat perusahaan dan menyerahkannya dalam amplop tertutup menambah dampak. Tujuannya adalah untuk memaksa karyawan untuk menyadari bahwa catatan kehadirannya harus meningkat.
Tinjau catatan Anda untuk mengonfirmasi bahwa karyawan tersebut telah menerima teguran verbal karena absen. Catat tanggal teguran verbal dan respons karyawan. Perhatikan jika karyawan berjanji untuk memperbaiki masalah tetapi gagal melakukannya.
Tegur karyawan di paragraf pertama surat itu. Beri tahu karyawan itu bahwa surat itu berfungsi sebagai teguran resmi karena absen, dan bahwa tindakan korektif lebih lanjut dimungkinkan jika situasinya berlanjut.
Detail ketidakhadiran di paragraf kedua. Gunakan lembar waktu atau catatan yang disediakan oleh sumber daya manusia untuk mencatat hari-hari yang karyawan lewatkan dengan absen yang dimaafkan atau tidak. Beri tahu karyawan itu mengapa sering absen buruk bagi karyawan dan perusahaan. Jelaskan bahwa ketidakhadiran yang kronis menyebabkan rekan kerja karyawan kehilangan kepercayaan terhadap karyawan, atau itu membuat perusahaan kehilangan uang karena kehilangan produksi.
Tutup surat dengan menjelaskan apa yang harus dilakukan karyawan untuk kembali ke jalurnya. Misalnya, jelaskan bahwa selama enam bulan ke depan karyawan harus meminta hari libur di muka secara tertulis. Perhatikan juga bahwa karyawan harus memberikan catatan dokter untuk absen karena sakit. Beri tahu karyawan bahwa kegagalan untuk mematuhi aturan dapat menyebabkan koreksi lebih disiplin, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Dalam paragraf terakhir, rujuk karyawan tersebut ke program konseling jika masalah pribadi atau keluarga yang berulang menjadi alasan ketidakhadiran.
