Akuntansi penting untuk bisnis sebagai cara untuk mendokumentasikan aktivitas keuangan dan belajar dari angka-angka. Bisnis Anda membutuhkan akuntansi dasar untuk melaporkan pendapatan pada formulir pajak dan melacak aliran dana masuk dan keluar dari rekening bank Anda. Tetapi informasi akuntansi juga memberikan wawasan berharga tentang operasi, menunjukkan tren dan peluang yang dapat membantu membuat perusahaan Anda lebih menguntungkan. Agen pelaporan pajak mengharuskan Anda menyimpan buku pada tingkat minimum yang melacak pendapatan dan pengeluaran. Tetapi jika Anda memiliki dorongan dan minat, Anda dapat membawa proses akuntansi Anda ke tingkat yang sama sekali berbeda, dan menggunakannya untuk menciptakan bisnis yang lebih cerdas dan lebih layak secara finansial.
Jenis Kebutuhan Bisnis Akuntansi
Melacak penghasilan dan pengeluaran: Bisnis Anda diharuskan mengisi formulir pajak berdasarkan pendapatan kotor dan laba bersih. Pajak cukai negara bagian dan lokal dihitung sebagai persentase dari pendapatan. Pajak penghasilan kota, negara bagian, dan federal didasarkan pada laba bersih Anda setelah mengurangi biaya yang dapat dikurangkan dari pendapatan kotor. Untuk menghitung jumlah ini dengan benar, bisnis Anda harus melacak dan menghitung penerimaan bruto sebagai dasar untuk jumlah pendapatan, dan menjumlahkan semua pengeluaran sebagai dasar untuk pengurangan bisnis. Saat melaporkan pendapatan kotor, Anda harus mengelompokkan pendapatan Anda ke dalam kategori seperti grosir dan eceran. Saat menghitung laba bersih untuk pajak penghasilan, Anda harus membagi pengeluaran ke dalam beberapa kategori juga, seperti bahan, penggajian, sewa, utilitas, dan biaya mobil.
Akuntansi penggajian: Selain menghitung berapa yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan berdasarkan upah atau gaji dan jam kerja, bisnis Anda juga harus menahan dan membayar Pajak Jaminan Sosial, Asuransi Kesehatan, dan pajak penghasilan yang harus dibayar karyawan Anda, bersama dengan kontribusi pemberi kerja yang sesuai untuk Jaminan Sosial dan Asuransi Kesehatan. Anda juga harus membayar asuransi pengangguran dan asuransi industri ke dalam dana negara Anda, berdasarkan pada seberapa banyak karyawan Anda bekerja dan berapa banyak yang mereka hasilkan. Bisnis Anda akan membutuhkan sistem akuntansi penggajian yang komprehensif dan terkini untuk melacak angka-angka ini dan membayar semua pajak penggajian serta mengajukan semua laporan pajak penggajian saat jatuh tempo.
Akuntansi arus kas: Sistem akuntansi Anda juga harus mencakup alat untuk melacak ketersediaan dan kebutuhan uang tunai. Jika Anda menggunakan sistem akuntansi berbasis uang tunai, angka mingguan dan bulanan Anda akan memberi Anda gagasan yang cukup baik tentang seberapa banyak Anda masuk dan keluar. Jika Anda menggunakan sistem akuntansi akrual, Anda dapat mencatat penjualan sebagai pendapatan sebelum Anda benar-benar dibayar untuk itu, jadi Anda perlu cara lain untuk memantau ketersediaan uang tunai. Apakah Anda menggunakan uang tunai atau sistem akrual, arus kas Anda mungkin juga tidak secara langsung berkorelasi dengan pendapatan dan pengeluaran Anda yang dilaporkan jika Anda membayar kembali pinjaman, atau jika Anda mendepresiasi peralatan yang telah Anda beli.
Neraca: Neraca adalah potret dari gambaran keuangan Anda pada saat tertentu. Ini termasuk informasi tentang apa yang Anda miliki dan apa yang Anda miliki. Daftar aset Anda akan mencakup uang tunai di bank, peralatan yang telah Anda beli dikurangi jumlah yang telah didepresiasi dan piutang atau jumlah yang terutang kepada Anda untuk penjualan yang telah Anda buat. Daftar kewajiban pada neraca Anda akan mencakup saldo yang jatuh tempo pada pinjaman dan kartu kredit, dan hutang jangka pendek yang telah Anda dapatkan seperti hutang dagang dan tagihan listrik yang belum terbayar. Dengan mengurangi kewajiban Anda dari aset Anda, neraca Anda menunjukkan kekayaan bersih perusahaan Anda saat ini. Ketika Anda membuat neraca dari waktu ke waktu, Anda dapat melihat bagaimana penghasilan dan pengeluaran Anda telah dimainkan dan menciptakan kekayaan atau utang.Neraca juga menunjukkan berapa banyak kekayaan bersih Anda yang likuid, dan berapa banyak yang terikat dalam aset yang tidak menyediakan uang tunai yang tersedia.
Laporan operasional: Selain laporan akuntansi yang harus diselesaikan oleh bisnis Anda oleh agen pajak dan pemberi pinjaman, Anda dapat membuat laporan khusus yang melacak segala sesuatu mulai dari nilai dolar produk yang diproduksi lini Anda dalam satu jam, hingga angka penjualan untuk setiap penjualan Anda personil. Angka-angka ini sangat penting untuk membuat keputusan strategis. Mereka dapat membantu Anda mengidentifikasi aspek mana dari bisnis Anda yang menghasilkan laba paling besar dan pemeliharaan yang paling layak. Mereka juga dapat meminta perhatian Anda pada kesulitan yang dapat diperbaiki, seperti aspek-aspek produksi yang terlalu lama dan terlalu mahal.
Bagaimana Bisnis Dapat Melakukan Akuntansi
Bisnis Anda dapat melakukan akuntansi di rumah atau menyewa profesional luar untuk membantu prosesnya. Banyak perusahaan menggunakan gabungan dari dua pendekatan ini, memiliki personil internal menyelesaikan beberapa tugas seperti pembukuan dasar, dan kemudian membuat kontrak dengan akuntan luar untuk menyelesaikan pajak tahunan.
Akuntansi internal menawarkan keuntungan memiliki seseorang yang mengenal bisnis Anda secara mendalam, mencatat pendapatan dan pengeluaran Anda. Seorang pembukuan yang sangat terlibat dengan bisnis Anda akan dapat mengidentifikasi dan mengelompokkan barang-barang pada tanda terima, menentukan apakah barang-barang tersebut termasuk dalam harga pokok penjualan Anda atau persediaan yang Anda butuhkan untuk pengorganisasian di belakang layar. Namun, pemegang buku in-house mungkin tidak memiliki keahlian profesional yang dapat dibawa oleh orang luar ke dalam campuran. Pengetahuan ini berguna untuk membuat sistem seperti pengaturan pembukuan awal Anda, dan juga untuk menangkap nuansa seperti pengeluaran yang tidak dapat dikurangkan secara sah.
Seorang pembukuan luar dapat membawa pengalaman dan perspektif ke proses akuntansi perusahaan Anda. Sebagai seorang profesional, pemegang buku ini kemungkinan telah melihat buku-buku dari berbagai bisnis dan dapat menunjukkan kepada Anda bagaimana memperbarui sistem Anda sehingga mereka memberikan informasi yang Anda butuhkan dan dapat dipahami oleh para profesional lain seperti bankir dan auditor pajak. Namun, orang luar mungkin tidak melakukan pekerjaan sebaik orang dalam dalam memahami bagaimana bisnis Anda bekerja dan informasi apa yang menurut Anda paling berguna. Misalnya, akuntan Anda mungkin tidak akan memahami jenis inventaris yang Anda bawa dari sudut pandang merchandiser. Namun informasi tentang bagaimana berbagai kategori barang dagangan bergerak dapat menjadi sangat penting untuk menyesuaikan pembelian Anda.
Jenis Perangkat Lunak Akuntansi untuk Bisnis
Perangkat Lunak Akuntansi Online: Program akuntansi online menawarkan Anda keuntungan menyinkronkan sistem akuntansi Anda dengan rekening bank Anda. Pendekatan ini memudahkan untuk melakukan transaksi hanya dengan menemukannya di umpan bank Anda dan kemudian mengklik tombol yang tepat. Fitur ini mengurangi kemungkinan Anda akan melewatkan pengeluaran, seperti yang mungkin Anda lakukan jika Anda memulai dengan kwitansi kertas dan kehilangan satu. Menggunakan perangkat lunak akuntansi online juga memungkinkan Anda untuk mengakses program akuntansi Anda dari komputer mana pun, daripada harus menggunakan desktop Anda sendiri. Namun, program akuntansi online membutuhkan waktu lebih lama daripada versi desktop untuk memproses setiap transaksi, dan kali ini bertambah ketika Anda membuat lusinan entri. Juga, praktik mencocokkan penerimaan dengan umpan bank bisa lambat dan tidak praktis, dan langkah ini diperlukan jika pembelian tunggal mencakup item dalam berbagai kategori seperti bahan dan persediaan. QuickBooks adalah perangkat lunak akuntansi online paling populer dan berperingkat tinggi. Xero sangat dihargai untuk pengguna Mac, dan Zoho bekerja sangat baik untuk bisnis yang sangat kecil.
Perangkat Lunak Akuntansi Desktop: Meskipun program akuntansi online semakin populer, versi desktop masih menawarkan keuntungan bagi banyak pengguna. Anda dapat membeli program akuntansi desktop dengan pembelian satu kali, sementara program online membebankan biaya bulanan yang berkelanjutan. Saat Anda menggunakan program desktop, semua informasi Anda sudah tersedia di komputer Anda sendiri, bukan terletak di cloud di mana ia rentan terhadap masalah keamanan dan kegagalan sistem yang meluas. Sistem akuntansi desktop cenderung jauh lebih sederhana daripada sistem berbasis cloud, membuatnya lebih mudah untuk menemukan dan mengidentifikasi kesalahan dan ketidakkonsistenan. Karena kesederhanaannya yang relatif, sistem desktop juga lebih mudah beradaptasi dengan kebutuhan individu perusahaan Anda.
Sistem Akuntansi Kustom dan Manual
Anda sebenarnya tidak memerlukan perangkat lunak akuntansi sama sekali jika bisnis Anda kecil dan kebutuhan Anda sederhana. Anda bisa mendesain spreadsheet dengan Excel atau Google Sheets yang membantu Anda melacak dan menambahkan variabel yang perlu Anda ketahui, seperti pengeluaran yang dikategorikan dan pendapatan yang berkelanjutan. Program-program ini akan membantu Anda untuk menjaga dan mengatur informasi Anda dengan cara apa pun yang masuk akal untuk bisnis Anda, dan spreadsheet buatan sendiri membuat sistem akuntansi yang sah selama mereka memberi tahu Anda apa yang perlu Anda ketahui untuk membayar pajak dan memahami operasi Anda. Misalnya, Anda dapat mengatur sistem penggajian yang mencatat jam yang dihabiskan untuk tugas tertentu seperti produksi. Kemudian Anda dapat menggunakan angka-angka ini untuk menghitung nilai dolar rata-rata dari suatu produk yang diproduksi per jam produksi dan Anda dapat menyaksikan bagaimana angka ini berubah dari minggu ke minggu.
Tetapi Anda bahkan tidak memerlukan komputer untuk melakukan akuntansi bisnis. Sangat sah untuk menyimpan buku besar tulisan tangan, seperti yang dilakukan pemilik bisnis selama berabad-abad. Toko peralatan kantor menjual buku akuntansi dengan kolom berukuran tepat, dan Anda dapat menggunakannya untuk membuat daftar dan mengelompokkan pendapatan dan pengeluaran. Dengan sistem akuntansi manual, Anda harus menambahkan semua angka dengan tangan, yang secara dramatis meningkatkan jumlah waktu yang Anda habiskan untuk akuntansi. Namun, sistem akuntansi manual tidak rentan terhadap jenis gangguan komputer dan risiko kehilangan data yang Anda temui dengan sistem komputerisasi. Benar, rumah Anda bisa terbakar dan Anda bisa kehilangan buku besar Anda, tetapi kegagalan perangkat keras jauh lebih umum daripada kebakaran rumah.
Akuntansi Entri Tunggal dan Entri Ganda
Jika bisnis Anda kecil dan relatif sederhana, Anda juga dapat memilih antara pembukuan entri tunggal dan ganda. Sistem entri tunggal hanya melacak apa yang telah Anda habiskan dan dapatkan, dan menghitung jumlah ini. Jika Anda menggunakan buku besar tulisan tangan atau jika Anda telah membuat spreadsheet Anda sendiri, kemungkinan besar Anda menggunakan akuntansi entri tunggal. Sistem entri ganda menyinkronkan informasi akuntansi Anda dengan rekening bank Anda dan informasi lain yang relevan dengan neraca Anda. Setiap kali Anda mencatat bahwa perusahaan Anda telah menghasilkan pendapatan, Anda akan membuat (atau perangkat lunak akuntansi Anda akan membuat) entri yang sesuai yang menunjukkan di mana uang itu muncul di bisnis Anda, seperti di rekening bank tertentu. Demikian pula, setiap kali Anda membayar pengeluaran, sistem entri ganda menunjukkan bagaimana perusahaan Anda membelanjakan uangnya. Tidak ada persyaratan hukum bahwa Anda mempertahankan sistem pembukuan entri ganda, tetapi jika Anda menyimpan buku entri tunggal Anda harus mengembangkan cara untuk membandingkan dan merekonsiliasi sistem akuntansi Anda dengan aset Anda saat ini.
Memilih Sistem Akuntansi yang Tepat
Tidak ada sistem akuntansi yang tepat untuk setiap bisnis. Saat memilih cara menyiapkan buku perusahaan Anda, pertimbangkan jenis informasi apa yang paling Anda butuhkan, dan sumber daya apa yang ingin Anda curahkan untuk mendapatkannya. Jika Anda benci bekerja dengan angka dan itu hampir tidak masuk akal bagi Anda, pekerjakan seorang profesional dari luar tetapi cobalah untuk belajar sebanyak mungkin untuk memahami laporan yang Anda terima. Jika Anda punya waktu dan minat, lakukan sebanyak mungkin akuntansi Anda sendiri. Informasi yang Anda kompilasi akan menjadi relevan dan bermakna, dan Anda akan memperoleh wawasan berharga tentang bagaimana bisnis Anda bisa paling sukses.
