Dokumentasi penting untuk implementasi sistem apa pun, dan sistem akuntansi tidak terkecuali. Dokumentasi biasanya dilakukan di atas kertas atau online dengan penjelasan mengapa keputusan tertentu dibuat atas orang lain. Dokumentasi biasanya standar dalam suatu perusahaan dan dilakukan dengan cara yang sama setiap kali sistem baru diimplementasikan, membuatnya mudah dibaca dan diteliti masalah apa pun.
Penyelesaian masalah
Pentingnya dokumentasi sistem akuntansi terlihat jelas ketika terjadi kesalahan dan orang perlu mencari cara untuk memperbaikinya. Misalnya: Sistem hutang dagang menambahkan pajak aneh ke vendor tertentu. Cara termudah untuk mengetahui penyebab masalah ini adalah meninjau dokumentasi untuk melihat bagaimana sistem diatur dan mengapa. Ini sangat penting ketika sistem pertama kali digunakan dan orang menemukan masalah yang tidak terduga. Mungkin laporan meminta informasi yang tidak ada. Melihat ke dokumentasi akan membantu dalam memperbaiki masalah dengan menunjukkan di mana informasi ini diatur dalam sistem.
Keputusan
Dokumentasi sistem akuntansi harus menyajikan keputusan saat sistem diimplementasikan. Banyak sistem memungkinkan banyak fleksibilitas dan, bersama dengan fleksibilitas, keputusan datang. Sebagai contoh, dokumentasi akan menunjukkan siapa yang memutuskan berapa banyak digit yang harus dimiliki akun, dan alasan mengapa keputusan itu dibuat. Ini sangat penting ketika sebuah perusahaan mengalami perubahan besar dan manajemen baru ingin memahami keputusan yang dibuat oleh orang-orang tidak lagi di sana. Mungkin keputusan itu bijaksana; mungkin tidak. Tetapi setidaknya ada beberapa dokumentasi keputusan yang dibuat untuk perusahaan.
Perubahan
Ketika suatu sistem perlu diperbarui dengan versi baru atau modul baru, memiliki dokumentasi yang tepat dapat membantu mempercepat proses ini. Ini sangat penting jika program akuntansi dirancang khusus untuk perusahaan. Setiap detail teknis sangat penting ketika mempertimbangkan kompatibilitas dengan perangkat lunak lain dan setiap perubahan yang diperlukan untuk program. Misalnya, Anda mungkin memerlukan modul aset tetap dan Anda ingin modul itu mentransfer informasi ke buku besar. Dokumentasi harus memberi Anda petunjuk apakah Anda bisa melakukan itu, dan jika demikian, apa yang perlu dilakukan. Biasanya, orang-orang teknologi informasi menggunakan dokumentasi untuk informasi teknis.
Format
Dokumentasi yang baik untuk sistem akuntansi biasanya merupakan kombinasi dari diagram alur dan teks. Sering kali, diagram data menunjukkan bagaimana sistem dikembangkan dan diimplementasikan lebih baik daripada teks. Ini bisa agak rumit untuk dipahami, jadi pastikan dokumentasi Anda memiliki legenda sehingga Anda dapat mengikuti konsepnya.
Format lain untuk dokumentasi adalah dalam bentuk kuesioner, di mana pertanyaan spesifik diajukan dan jawaban didokumentasikan. Berdasarkan jawaban, laporan dan masalah sistem akuntansi lainnya diselesaikan. Sering kali dokumentasi memiliki diagram alur dan kuesioner.
Pertimbangan
Banyak perusahaan mendokumentasikan bagaimana dan mengapa sistem akuntansi tertentu dipilih daripada yang lain. Itu bisa memberi pengguna ide yang sangat bagus tentang apa yang dipikirkan saat itu, bahkan jika tidak ada pembuat keputusan yang ada untuk pertanyaan. Karena implementasi sistem bisa mahal, risalah rapat biasanya tersedia untuk mendokumentasikan proses pengambilan keputusan. Mungkin pelatihan gratis ditawarkan oleh satu vendor yang lebih menarik daripada yang lain. Jadi, bahkan sebelum implementasi sistem berjalan, dokumentasi harus tersedia juga.
