Sistem informasi akuntansi (AIS) telah merevolusi cara bisnis dilakukan pada perspektif global. Setelah informasi keuangan dimasukkan ke dalam SIA, laporan dan laporan keuangan dapat dihasilkan di berbagai tingkat bisnis untuk memastikan keuntungan.
Agar perangkat lunak AIS menyajikan laporan dan laporan keuangan yang akurat, informasi akuntansi harus dimasukkan ke dalam AIS dengan benar dan efisien.
Fakta
Sistem informasi akuntansi (AIS) hanya sebagus informasi yang dimasukkan ke dalam sistem. Sementara perangkat lunak AIS terkomputerisasi telah sangat mengurangi jam kerja yang diperlukan untuk mencatat dan mentabulasi informasi akuntansi, perangkat lunak tersebut masih harus diteliti dan dipelihara setiap hari untuk mencatat transaksi keuangan.
Semua transaksi keuangan memiliki tiga persyaratan utama untuk memastikan akuntansi operasi bisnis yang tepat: ketepatan waktu, akurasi, dan validitas. Jika transaksi keuangan gagal memenuhi pedoman ini, informasi yang dimasukkan ke dalam perangkat lunak AIS akan menyebabkan laporan keuangan yang tidak disiapkan dengan benar dan kegagalan AIS.
Ketepatan waktu
Semua transaksi keuangan harus tepat waktu; pendapatan dan pengeluaran terkait terjadi pada periode yang sama, faktur dicatat pada bulan mereka diterima, dan entri penutupan bulanan dilakukan sebelum menutup periode akuntansi dalam AIS.
Mengizinkan informasi keuangan dimasukkan ke dalam AIS dalam periode akuntansi atau bulan kalender yang berbeda akan mendistorsi laporan keuangan yang dihasilkan oleh AIS. Ini juga akan membuat laporan keuangan yang tidak mencerminkan dengan benar pendapatan dan pengeluaran yang terjadi selama periode akuntansi.
Ketepatan
Setelah transaksi keuangan diterima secara tepat waktu, mereka harus diperiksa keakuratannya. Laporan biaya pekerjaan, pengeluaran uang tunai, dan penerimaan kas semua harus ditinjau ulang untuk memastikan jumlah yang tercantum pada dokumen akurat. Meninjau transaksi keuangan dapat menyebabkan penelaahan terhadap fungsi akuntansi lainnya jika kesalahan konsisten dibuat.
Jika informasi yang tidak akurat dimasukkan ke dalam SIA, rekonsiliasi akun perlu dilakukan untuk menemukan kesalahan dengan transaksi keuangan.
Keabsahan
Mengukur transaksi keuangan untuk validitas adalah langkah penting saat mencatat informasi dalam AIS. Persyaratan validitas dipenuhi setelah transaksi ditentukan agar tepat, andal, dan relevan dengan operasi bisnis. Audit dari perusahaan akuntansi luar biasanya fokus pada validitas informasi keuangan yang dimasukkan ke dalam AIS; mencatat informasi yang tidak valid adalah kesalahan kritis dan akan dicantumkan sebagai kekurangan akuntansi pada laporan audit.
Alur Kerja Akuntansi
Informasi keuangan harus mengikuti langkah-langkah yang tepat untuk memenuhi persyaratan ketepatan waktu, akurasi, dan validitas. Setiap kantor akuntansi harus memiliki alur kerja untuk memastikan bahwa semua transaksi keuangan dapat dimasukkan ke dalam AIS dan laporan keuangan berjalan sebelum periode akuntansi berakhir. Alur kerja yang efisien juga akan membuat setiap dokumen ditangani hanya satu kali selama setiap proses, menghilangkan peningkatan pekerjaan dengan menangani transaksi keuangan yang berlebihan.
Penipuan yang disengaja
Meskipun transaksi keuangan dapat memenuhi persyaratan akuntansi ketepatan waktu, keakuratan, dan validitas, beberapa bisnis melakukan penipuan yang disengaja untuk meningkatkan kesehatan keuangan perusahaan mereka. Perangkat lunak AIS dimaksudkan sebagai catatan terkomputerisasi yang sulit untuk dimanipulasi, tetapi masih bisa dilakukan. Menggunakan akun khusus yang menyembunyikan transaksi, membuat entitas terpisah untuk menyembunyikan utang, dan menggunakan mantan auditor untuk merancang perusahaan AIS adalah semua cara untuk membuat informasi penipuan dengan AIS.
