Memo adalah bentuk standar korespondensi bisnis. Mereka ditulis untuk informatif atau meminta tindakan. Anda dapat menulis memo internal atau eksternal. Memo eksternal dikirim ke orang di luar organisasi Anda. Misalnya, Anda dapat mengirim memo konsultasi kepada konsultan profesional yang meminta proposal untuk proyek tertentu. Anda mungkin meminta konsultan mengirim penawaran untuk proyek, kerangka waktu untuk penyelesaian dan beberapa sampel pekerjaan melalui memo.
Tulis judul untuk memo konsultasi Anda. Judul berisi empat baris, masing-masing dengan label tertentu: Ke, Dari, Tanggal dan Subjek. Nama Anda dan nama perusahaan Anda berada di baris pertama. Baris kedua berisi nama-nama semua konsultan profesional yang Anda kirimi memo itu. Baris ketiga adalah tanggal yang Anda rencanakan untuk mengirimkannya dan baris keempat harus menjelaskan subjek memo itu hanya dalam beberapa kata, seperti "Permintaan Proposal Desain Web."
Jelaskan tujuan memo konsultasi Anda di paragraf pertama. Memo umumnya singkat dan to the point. Biarkan konsultan tahu jenis proyek apa yang perlu Anda selesaikan dan bahwa Anda mencari proposal dari para profesional yang berkualifikasi.
Diskusikan detail proyek Anda dalam beberapa paragraf berikutnya. Rincian ini mungkin termasuk anggaran atau tenggat waktu apa pun yang Anda miliki, pada tanggal berapa Anda ingin menerima proposal, apa yang ingin Anda masukkan dalam proposal dan proses yang akan Anda gunakan untuk memilih konsultan.
Tuliskan informasi kontak Anda di awal paragraf penutup. Biarkan konsultan tahu apa cara terbaik untuk menghubungi Anda dan bagaimana Anda lebih suka menerima informasi yang Anda minta, seperti melalui surat atau email. Ingatkan konsultan tentang tenggat waktu untuk merespons. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada konsultan atas waktu mereka.
