Anda tidak puas dengan produk atau layanan tertentu. Alih-alih mengeluh kepada teman dan kerabat, mengambil tindakan dan menulis surat keluhan. Selain berfungsi sebagai catatan permanen keluhan Anda, surat pengaduan yang ditulis dengan baik dapat memotivasi perusahaan yang bertanggung jawab atas produk atau layanan untuk memastikan bahwa Anda dan pelanggan lain tidak mengalami masalah ini di masa mendatang. Buat surat bisnis yang diformat dengan baik yang mendapat hasil positif.
Item yang Anda butuhkan
-
Untuk menulis surat keluhan, Anda perlu yang berikut:
-
Faktur dan kwitansi
-
Kertas bond berkualitas tinggi
Buat surat Anda menggunakan format blok penuh, yang disukai oleh sebagian besar bisnis di Amerika Serikat. Ratakan semua bagian surat itu. Anda dapat memasukkan tanda titik dua atau koma setelah salam dan koma setelah penutupan gratis. Atau, Anda dapat meninggalkan tanda baca.
Mulailah tanggal 6 hingga 10 baris di bawah kop surat atau tajuk. Gunakan format Amerika, misalnya, 15 Januari 2011.
Biarkan empat hingga enam baris antara tanggal dan alamat di dalam. Sertakan nama orang yang dihubungi dan judul bisnis. Hubungi switchboard perusahaan dan minta nama dan judul manajer yang sesuai. Konfirmasikan ejaan yang benar dari namanya. Jika Anda tidak dapat mengidentifikasi nama, gunakan judul yang sesuai, seperti "Manajer Layanan Pelanggan."
Biarkan dua baris kosong dan masukkan salam. Jangan gunakan "Dear Sir atau Madam" atau "Kepada Siapa Pun." Gunakan nama keluarga penerima dengan judul pribadi yang sesuai. Jika Anda tidak yakin tentang jenis kelamin, gunakan "Dear Chris Smith."
Gandakan ruang dan mulailah isi surat. Gunakan setidaknya tiga paragraf untuk surat itu, sisakan ruang dobel di antaranya. Saat Anda menulis surat, lihat faktur atau dokumen lain yang Anda terima dari perusahaan. Pastikan semua nama produk, harga, dan detail lainnya akurat.
Mulailah dengan nada positif. Gunakan paragraf pertama untuk menyebutkan kesetiaan Anda pada nama merek atau perusahaan. Misalnya, "Saya selalu menikmati berbelanja furnitur di toko Anda. Saya menghargai saran luar biasa yang saya terima dari dekorator di toko Anda dan merasa sangat nyaman dengan semua pembelian saya."
Gunakan paragraf kedua untuk memasukkan perincian yang perlu diketahui pembaca untuk memproses keluhan Anda. Misalnya, "Pada tanggal 25 Februari 2011, saya memesan duvet (Order # 5768, blue floral print, queen size) dari katalog online Anda. Dua minggu kemudian, saya menerima duvet. Setelah membuka bungkusnya, saya membuka bungkus yang kuat. bau logam, yang bertahan setelah dua kali pencucian mesin. Terlampir adalah salinan dari pesanan pengiriman. " Jangan mengirim salinan asli kwitansi atau dokumen lain.
Nyatakan harapan Anda di paragraf ketiga. Misalnya, "Karena fitur uap setrika tidak berfungsi dengan baik, saya mengharapkan pengembalian uang penuh dan segera $ 52,38 ditambah ongkos kirim yang saya bayar untuk pengembalian setrika. Saya akan menunggu 4 minggu untuk tanggapan Anda. Jika saya tidak mendengar dari Anda, saya akan menghubungi Better Business Bureau."
Biarkan dua baris kosong dan masukkan penutupan gratis yang sesuai, seperti "Hormat saya" atau "Hormat kami." Biarkan empat hingga enam baris kosong untuk tanda tangan Anda. Tepat di bawahnya, masukkan tanda tangan yang Anda ketik.
Gandakan ruang dan masukkan Enclosure.
Kiat
-
Gunakan kertas bond berkualitas tinggi. Buat tajuk yang menyertakan nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda. Tulis paragraf pendek dan pertahankan panjang surat ke satu halaman. Gunakan fitur Cetak Pratinjau program pengolah kata Anda untuk memeriksa penempatan vertikal surat itu. Jika perlu, sesuaikan jaraknya. Minta teman atau kerabat yang tepercaya untuk mengoreksi surat Anda. Selain memeriksa kesalahan pengejaan, tanda baca, dan tata bahasa, teman atau kerabat Anda harus memastikan bahwa nada surat itu sesuai.
