Jika bisnis Anda mengharuskan Anda untuk melacak semuanya, mulai dari detail utama tentang klien hingga masalah kecil, mempelajari cara menulis memo ke file akan bermanfaat bagi Anda. Ini dapat membantu Anda dalam bisnis sehari-hari.Misalnya, jika satu orang dari kantor klien Anda menelepon atau mengirimi Anda email yang meminta Anda untuk melakukan perubahan pada rencana tersebut, tulislah memo untuk diajukan jika ada pihak lain yang kemudian mempertanyakan tindakan Anda. Memo ke file sangat penting untuk file legal, medis atau lainnya yang sangat sensitif yang nantinya dapat digunakan di pengadilan.
Buka Microsoft Word. Pada menu "File", klik "Baru." "Panel Tugas Dokumen Baru" akan terbuka di sebelah kanan.
Klik "Di Komputer Saya," yang terletak di bagian "Templat". Kotak dialog "Templates" akan terbuka. Klik pada tab "Memo". Klik "Memo Wizard" dan kemudian klik "OK." "Memo Wizard" akan dimulai.
Klik "Selanjutnya." Di bawah "Gaya mana yang Anda inginkan," pilih "Profesional" dan klik "Next" lagi. Di bawah "Apakah Anda Ingin Sertakan Judul," pilih "Ya" dan ketikkan "Memo ke File." Klik "Selanjutnya."
Pilih "Tanggal," "Dari," dan "Subjek" di bawah "Item Yang Ingin Anda Sertakan" dan masukkan informasi untuk masing-masing. Tanggal harus tanggal kejadian, seperti panggilan telepon atau email. Itu harus dari nama Anda atau nama atasan Anda, dan subjeknya harus deskripsi singkat tentang kejadian tersebut, seperti "Perubahan Tempat."
Klik "Selanjutnya." Di bagian "Kepada", pilih "File." Hapus centang pada kotak "CC". Klik "Next" lagi. Tambahkan item penutup dan klik "Selanjutnya," lalu klik "Selesai." Masukkan catatan Anda di bagian bawah formulir memo.
Cetak memo itu dan simpan dalam file klien. Simpan salinan elektronik juga, jika itu adalah prosedur perusahaan Anda untuk melakukannya.
Kiat
-
Tulis memo Anda ke file sesegera mungkin setelah kejadian atau percakapan. Ini akan membantu Anda mengingat detail dengan lebih jelas.
Peringatan
Jangan pernah mengetikkan sesuatu yang merendahkan dalam memo ke file yang tidak berdasarkan fakta. Menyatakan bahwa Ms. Smith tampak marah adalah pantas. Menulis bahwa Ms. Smith selalu memiliki sikap yang tidak menyenangkan.
