Bahkan di zaman email dan SMS, surat-surat bisnis hard-copy ada di tempatnya. Beralih dari mode digital ke hard-copy bisa menjadi tantangan: Email bisa terdengar biasa saja, tetapi surat tertulis membutuhkan derajat martabat dan kelas. Jangan khawatir tentang mencoba terdengar orisinal - Anda lebih aman berpegang pada format yang dicoba dan benar serta aturan etiket komunikasi bisnis.
Tetap pada intinya
Apakah Anda membalas kritik atau meminta CV Anda, surat Anda harus tetap tepat. Jangan pernah melampaui satu halaman dan jangan pernah bersikap tidak sopan. Jika seseorang telah menulis surat keluhan kepada Anda dengan cercaan, tetaplah sopan dan tenang saat Anda membalas. Jika surat aslinya adalah tentang peluang bisnis, ucapkan terima kasih. Jangan pernah menyiratkan bahwa dengan menulis kembali Anda telah menyelesaikan segalanya - bahwa pengadu harus puas sepenuhnya, bahwa Anda tahu Anda mendapatkan pekerjaan. Itu untuk diputuskan oleh koresponden Anda.
Format dan Font
Format standar untuk surat bisnis adalah spasi tunggal, dengan satu ruang antara paragraf, dan semuanya dibenarkan untuk margin kiri. Pada abad ke-21, dapat diterima untuk menjauh dari standar blok, misalnya dengan menjorok paragraf. Times New Roman, point-size 12, hampir selalu merupakan font yang dapat diterima dan dapat dibaca. Jika perusahaan Anda memiliki preferensi apa pun - katakanlah, misalnya, itu mendukung paragraf yang indentasi - format seperti itu.
Apa yang Terjadi di Atas
Tata letak standar dimulai dengan alamat bisnis Anda. Jika Anda menulis pada alat tulis kop surat, Anda dapat melewati itu. Di bawah alamat itu datang tanggal, lalu nama penerima, bisnis dan alamat. Lewati satu baris, lalu alamat penerima sebagai "Dear Ms." atau "Tuan" kecuali dia memiliki gelar seperti "Dr." Jangan menggunakan nama depan kecuali penulis surat awal melakukannya.
Ujung Bawah
Bungkus surat itu dengan "Hormat," diikuti dengan diikuti oleh tanda tangan Anda, lalu nama yang Anda ketikkan. Jika Anda mengirim sesuatu dengan surat itu, seperti formulir, perkiraan biaya atau CV Anda, tulis "lampiran" di bawah nama Anda, diikuti dengan daftar lampiran. Jika Anda mengirim sesuatu dalam surat terpisah, tambahkan catatan seperti "di bawah sampul terpisah: laporan keuangan." "Cc" diikuti oleh daftar nama memberi tahu penerima bahwa Anda telah mengirim salinan kepada orang lain.
