Menyusun notulen rapat secara akurat membantu memastikan bahwa peserta tetap fokus pada tugas yang ditugaskan, mengurangi miskomunikasi dan meningkatkan efisiensi pertemuan berikutnya. Manfaat dari notulen rapat yang jelas dan komprehensif berarti setiap pemilik bisnis, eksekutif, atau pemimpin lain yang secara teratur mengadakan rapat harus menetapkan pedoman untuk mengambil risalah. Pedoman ini harus mencakup apa yang terjadi sebelum, selama dan setelah pertemuan.
Sebelum rapat
Tentukan Siapa yang Mengambil Menit
Sementara tugas yang tampaknya kasar, rekaman notulensi pertemuan membutuhkan perhatian yang signifikan terhadap detail. Akibatnya, notulen harus memiliki partisipasi minimal dalam rapat. Ini memungkinkan memfokuskan sebagian besar energi Anda untuk merekam poin-poin penting pertemuan.
Kiat
-
Bisnis sering menggunakan asisten eksekutif atau resepsionis untuk mengambil menit karena staf ini sering tidak memiliki peran aktif dalam rapat itu sendiri.
Gunakan Formulir Standar
Buat formulir menit rapat standar Anda sendiri untuk digunakan selama pertemuan. Standardisasi membantu pembuat notulen tahu di mana menaruh informasi dan juga membantu para peserta membaca dokumen nanti. Informasi dasar harus mencakup:
- Daftar hadir.
- Tanggal.
- Daftar topik untuk didiskusikan.
- Rencana tindakan diputuskan pada setiap topik.
- Mereka yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan itu.
Selama Pertemuan
Isi Informasi Penting
Sebelum pertemuan resmi dimulai, isilah informasi penting seperti peserta dan tanggal. Ini mencegah pemborosan waktu yang tidak perlu selama pertemuan yang sebenarnya.
Catat Saja Informasi Penting
Risalah rapat tidak boleh menuliskan seluruh rapat. Sebaliknya, notulen rapat mencatat tugas dan arahan penting dalam format yang disederhanakan. Dengan demikian, Anda harus mencatat informasi seperti pendelegasian tugas, tanggal jatuh tempo, yang ditugaskan untuk tugas-tugas tersebut dan informasi lain yang tampaknya relevan. Risalah rapat tidak boleh berisi diskusi umum atau informasi tangensial.
Minta Klarifikasi
Notulen harus secara akurat mencerminkan poin penting dari rapat. Mintalah klarifikasi jika ada informasi yang dibahas selama pertemuan tidak jelas. Jangan pernah menebak, atau Anda berisiko informasi atau kelalaian yang tidak akurat. Namun, ketika meminta klarifikasi, selalu ikuti protokol rapat. Beberapa pertemuan mengambil pendekatan informal, sementara yang lain mengadopsi Aturan Tata Tertib Robert.
Lihat Menit Terakhir
Menit saat ini yang Anda kompilasi dapat merujuk pada menit rapat sebelumnya. Ini mengharuskan Anda membawa menit rapat terakhir ke rapat baru sehingga informasi tersedia untuk semua peserta.
Setelah Rapat
Tinjau Menit
Periksa notulen rapat untuk kesalahan ketik atau kalimat yang tidak jelas. Perbaiki ini sebelum menyelesaikan menit. Kesalahan apa pun berpotensi menyebabkan kebingungan terkait tugas penting.
Kirim ke Peserta
Kirimkan risalah rapat kepada peserta rapat untuk persetujuan. Ini memberi peserta kesempatan untuk mengajukan pertanyaan atau memperbaiki kesalahan. Beri tahu semua peserta jika ada perubahan.
Finalisasi dan File
Setelah semua peserta menyetujui risalah, tandatangani dokumen risalah dengan tanggal persetujuan yang ditunjukkan di sebelah tanda tangan. Setelah itu, arsipkan risalah di komputer Anda atau dalam folder dengan risalah rapat lainnya. Simpan semua notulen rapat bersama, yang memungkinkan transportasi mudah ke pertemuan di masa depan dan menyediakan lokasi sentral jika ada yang perlu merujuk ke dokumen.
