Tingkatkan peluang Anda untuk mendapatkan respons positif terhadap permintaan rapat dengan terlebih dahulu menempatkan diri pada posisi penerima. Banyak orang menganggap upaya untuk bertemu dengan Anda prospek yang memakan waktu. Mereka ingin tahu apa yang akan mereka dapatkan darinya, termasuk membuat pekerjaan mereka lebih mudah, lebih cepat atau lebih menguntungkan. Mereka juga merespons dengan baik tunjangan gratis, santapan lezat, atau hadiah promosi yang sesuai dengan bisnis mereka. Ini khususnya benar dengan komunikasi email, karena penerima Anda mungkin menerima lusinan email setiap hari.
Tuliskan baris subjek yang menonjol. Misalnya: "Mari kita bertemu untuk membahas akun Anda dengan Perusahaan XYZ" membuat email Anda segera relevan dan kemungkinan akan dibuka. "Hai, ayo bicara" adalah jenis baris subjek yang cenderung membuat email Anda dihapus karena tidak memberikan informasi dan terlalu informal dan pribadi untuk sebagian besar hubungan bisnis.
Sambut penerima Anda dengan tepat. Gunakan "Dear Mr. Jones" jika Anda tidak saling kenal. "Dear Bob" atau "Hello Bob" adalah salam umum dalam email bisnis. Tidak menggunakan salam dapat membuat email Anda tampak impersonal dan bagian dari surat massal, kecuali Anda saling kenal dengan baik.
Langsung ke intinya. Jika Anda tidak saling kenal, tulislah kalimat yang memperkenalkan diri Anda seperti "Saya telah menetapkan akun Anda di XYZ" atau "Saya menanggapi pertanyaan Anda di situs web XYZ dan ingin bertemu dengan Anda untuk mendemokan perangkat lunak kami. " Simpan pesan Anda sesingkat mungkin sambil tetap menyampaikan informasi utama.
Sarankan beberapa tanggal, waktu, dan lokasi. Cara yang baik untuk melakukan ini adalah: "Saya bisa bertemu hari Selasa atau Rabu, di kantor saya atau di kantor Anda. Apakah ini baik untuk Anda dan jam berapa yang terbaik?"
Sebutkan bahwa Anda akan menelepon untuk mengkonfirmasi pertemuan. Panggilan tindak lanjut selalu bijaksana ketika menggunakan email, karena email Anda mungkin telah pergi ke folder SPAM atau diabaikan oleh penerima.
Tutup email Anda dengan kalimat singkat seperti "Terima kasih atas waktu dan perhatian Anda. Saya berharap dapat bertemu Anda dan mendiskusikan bagaimana XYZ dapat menyediakan layanan yang Anda butuhkan."
Tambahkan blok tanda tangan Anda di bagian bawah. Ini harus berisi nama yang Anda gunakan dalam bisnis, judul, nama perusahaan, nomor telepon kantor langsung, nomor ponsel, dan tautan ke profil media sosial bisnis Anda.
Kiat
-
Banyak pebisnis menandatangani email mereka dengan "Salam" atau "Terima kasih." Beberapa hanya menggunakan blok tanda tangan mereka. Apa yang Anda gunakan tergantung pada gaya Anda dan kesesuaiannya dengan pesan yang Anda kirim.
Pertimbangkan untuk menempelkan whitepaper atau informasi lain di perusahaan Anda.
Peringatan
Gunakan pemeriksa ejaan. Banyak program email yang dapat diatur untuk mengoreksi kesalahan ejaan dan tata bahasa secara otomatis.
