Tayangan pertama dihitung, jadi sebaiknya Anda membuat yang bagus, terutama saat meminta pertemuan bisnis. Apakah Anda berencana untuk menulis kepada mitra bisnis potensial, pejabat pemerintah atau klien, pilihan kata-kata Anda dapat membuat semua perbedaan. Surat permintaan janji temu yang ditulis dengan buruk dapat memengaruhi gambar Anda - dan merek Anda. Plus, itu dapat merusak peluang Anda untuk mendapatkan balasan yang positif.
Gunakan Baris Subjek yang Tepat
Saat Anda mengirim surat permintaan janji temu, pastikan baris subjek menyoroti niat Anda untuk memenuhi penerima. Tetap singkat dan sederhana. Berikut ini beberapa contoh:
- Permintaan rapat
- Permintaan untuk janji temu rapat
- Surat permintaan rapat
- Permintaan bertemu pada (hari dalam seminggu)
- Menjadwalkan rapat
Bergantung pada preferensi Anda, Anda dapat menempatkan baris subjek di atas atau di bawah alamat penerima. Jika Anda ingin menghubungi penerima secara online, Anda dapat menggunakan baris subjek yang sama untuk email dan surat Anda.
Perkenalkan dirimu
Mulai surat itu dengan memperkenalkan diri Anda. Jika Anda bertemu penerima di beberapa titik, pastikan untuk menyebutkannya. Berikan deskripsi singkat tentang organisasi Anda atau misinya jika perlu. Misalnya, Anda bisa mengatakan sesuatu seperti:
Perwakilan yang terhormat (nama belakang)
Nama saya (nama Anda) dan saya menghubungi Anda atas nama (nama perusahaan). Kami memiliki minat yang sama dalam … dan saya ingin membahas lebih lanjut.
Jika Anda memiliki referensi, Anda bisa mulai dengan: (Nama rujukan) menyebutkan bahwa Anda tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang produk dan layanan kami. Saya ingin mengundang Anda untuk membahas lebih lanjut di kantor kami pada (tanggal dan waktu).
Nyatakan Tujuan Pertemuan
Biarkan penerima tahu apa yang diharapkan dari rapat, termasuk berapa lama. Berikan jadwal kasar dan sampaikan poin-poin utama. Misalnya, Anda dapat mengatakan:
Terima kasih sebelumnya atas pertimbangan Anda atas permintaan ini. Saya akan sangat menghargai kesempatan untuk bertemu Anda dan membahas bagaimana kami dapat bergabung dalam proyek-proyek masa depan.
Pertemuan kami akan mencakup tinjauan singkat tentang teknologi dan sumber daya kami serta beberapa contoh pekerjaan kami di bidang ini. Kami juga tertarik membahas potensi kolaborasi yang akan saling menguntungkan kedua belah pihak.
Coba jelaskan apa yang Anda cari dan mengapa Anda meminta rapat ini sejak awal. Sarankan dua atau tiga tanggal dan waktu dan silakan minta penerima untuk mengkonfirmasi ketersediaan mereka.
Surat Anda bisa mengatakan sesuatu seperti:
Tolong, sarankan tanggal dan waktu, yang sesuai jadwal Anda.
Apakah Anda tersedia di tanggal dan waktu? Jika tidak, silakan hubungi kami di (nomor telepon) atau (alamat email) untuk menjadwalkan waktu rapat.
Kami akan segera menindaklanjuti untuk mengkonfirmasi penerimaan surat ini dan menetapkan hari dan waktu yang nyaman bagi Anda.
Gunakan Format yang Tepat
Surat bisnis memiliki format tertentu. Tulis nama dan alamat Anda di sudut kanan atas halaman. Ketikkan informasi kontak penerima di sudut kiri halaman atau di bawah alamat Anda.
Biarkan margin lebar dan gunakan kosong bermerek jika memungkinkan. Jaga agar surat tetap singkat dan to the point; idealnya, tidak boleh melebihi satu halaman. Gunakan salam formal, seperti “Tuan yang terhormat (nama Penerima) "Jika Anda tidak tahu nama persis penerima, Anda dapat menggunakan "Dear Sir atau Madam." Akhiri surat dengan "Hormat," "Dengan Hormat," "Dengan hormat milikmu" atau penutupan formal lainnya, diikuti dengan nama Anda.
Surat permintaan janji temu harus jelas dan singkat. Potong kata-kata yang tidak berguna dan informasi yang tidak perlu. Gunakan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial. Ingatlah untuk mengoreksi surat sebelum mengirimnya.
