Laporan bulanan berharga sebagai catatan peristiwa dan hasil dalam suatu departemen dan sebagai kontribusi terhadap bisnis secara keseluruhan. Dalam pendidikan mereka juga memberikan informasi yang berguna dari berbagai departemen untuk kemajuan dan hasil. Mereka adalah catatan yang dapat disusun menjadi dokumen yang lebih besar untuk memberikan tampilan keseluruhan untuk bisnis atau perguruan tinggi.
Tulis pengantar tentang subjek yang menunjukkan mengapa Anda meminta penyerahan laporan bulanan. Tunjukkan alasan bagus mengapa mereka diperlukan dan kontribusi yang akan mereka berikan untuk bisnis, perguruan tinggi atau universitas secara keseluruhan.
Jelaskan manfaatnya kepada penerima, karena kebanyakan orang akan menganggap ini sebagai pekerjaan tambahan. Laporan bulanan bisa menjadi kesempatan untuk memuji dan menunjukkan di mana segalanya berjalan dengan baik. Ini juga bisa menjadi kesempatan untuk menyebutkan bidang-bidang di mana dukungan diperlukan atau sesuatu perlu ditindaklanjuti. Ini juga dapat berupa laporan tentang kemajuan proyek tertentu. Sorot pentingnya laporan untuk merencanakan dan memfokuskan pikiran individu pada upaya-upaya departemennya.
Berikan tanggal dan tenggat waktu untuk tahun ketika laporan bulanan diperlukan. Tekankan mengapa mereka harus tepat waktu, karena mereka umumnya berkontribusi pada laporan yang lebih besar dan ini dapat ditunda jika laporan bulanan tertunda.
Berikan templat jika memungkinkan yang berisi poin utama yang ingin Anda bahas dalam laporan bulanan. Ini memudahkan responden untuk menyelesaikan dan menghemat waktu setiap bulan. Mereka dapat mengubah template jika perlu. Atau, berikan pedoman dalam surat Anda untuk membantu penulis laporan. Departemen yang berbeda akan memberikan informasi yang berbeda - misalnya, beberapa keuangan dan beberapa penjualan - sehingga templat yang berbeda mungkin diperlukan. Minta penulis laporan untuk membuat daftar kategori pada lembar terpisah.
Bagi setiap bagian surat menjadi paragraf. Berikan alasan mengapa laporan bulanan diperlukan dalam paragraf pertama. Jelaskan manfaat kepada penerima di bagian kedua. Sebutkan tanggal dan tenggat waktu dalam paragraf ketiga, atau berikan daftar terpisah dengan tanggal tersebut. Sebutkan templat atau pedoman dalam paragraf keempat. Sertakan catatan penghargaan dalam paragraf terakhir untuk bantuan penerima. Bersikap singkat dan menyenangkan.
Kiat
-
Menulis surat bisnis memerlukan formalitas tertentu. Jika Anda memulai surat dengan nama seseorang, itu harus diakhiri "Hormat saya." Jika Anda mulai dengan "Tuan atau Nyonya Yang Terhormat," itu harus diakhiri "Hormat." Di bawah salam harus menjadi referensi atau garis rincian subjek, dalam hal ini "Laporan Bulanan."
Peringatan
Tulis surat itu sebagai permintaan tetapi tegaskan bahwa laporan akan dibutuhkan setiap bulan.
