Istilah "lean manufacturing" dan "lean inventory" mengacu pada pendekatan produksi yang menghilangkan pemborosan dan mempersingkat waktu antara menerima dan mengirim pesanan. Lean accounting diarahkan untuk merampingkan proses akuntansi dengan cara yang sebanding. Ini juga menggunakan akuntansi untuk mendukung produksi ramping dengan mengumpulkan informasi yang berguna tentang seberapa efektif operasi mengalir. Mengumpulkan dan mengatur informasi ini seringkali melibatkan pemikiran ulang asumsi-asumsi yang tertanam dalam sistem akuntansi tradisional.
Kiat
-
Lean accounting adalah pendekatan manajemen keuangan yang mendukung proses ramping lean manufacturing.
Apa itu Akuntansi Ramping?
Lean accounting adalah kumpulan prinsip dan proses yang memberikan umpan balik numerik untuk produsen yang menerapkan lean manufacturing dan praktik inventaris lean. Ketika Anda membuat perubahan pada operasi, seperti mengatur proses dengan cara yang berbeda atau menggeser cara Anda menggunakan waktu pekerja Anda, mungkin sulit untuk mengetahui dari hanya mengamati alur kerja berapa banyak perbedaan yang telah dibuat oleh penyesuaian ini. Produksi mungkin tampak lebih lancar dan lebih mudah dan pelanggan mungkin tampak lebih puas, tetapi mengkuantifikasi hasil ini memberikan informasi yang relevan dan berkualitas tinggi, memungkinkan manajer untuk benar-benar melihat konsekuensi dari berbagai pendekatan yang berbeda terhadap alur kerja dan untuk membandingkan hasil. Informasi yang Anda terima dari akuntansi ramping dapat memberikan dasar untuk membuat perubahan dan penyesuaian lebih lanjut, yang juga dapat diukur dan dievaluasi oleh sistem akuntansi lean Anda.
Akuntansi lean memperlakukan beberapa prinsip akuntansi tradisional dengan cara nontradisional karena protokol akuntansi konvensional tidak sepenuhnya mencerminkan nilai yang berasal dari pendekatan lean manufacturing. Sebagai contoh, akuntansi tradisional memperlakukan inventaris sebagai aset karena akuntansi mengukur sesuatu yang Anda miliki daripada sesuatu yang Anda miliki. Bisnis Anda mungkin memproduksi komponen yang nantinya digunakan dalam produk jadi yang dijual kepada pelanggan. Jika Anda memfokuskan sumber daya manufaktur untuk menghasilkan sejumlah besar bagian tertentu, neraca tradisional Anda akan mencatat inventaris yang Anda hasilkan sebagai aset yang meningkatkan kekayaan bersih Anda, bahkan jika itu hanya duduk di rak gudang Anda selama setahun. Namun, akuntansi lean mempertimbangkan fakta bahwa inventaris yang tidak digunakan sebenarnya dapat merusak kesejahteraan bisnis Anda karena itu membutuhkan ruang dan membutuhkan pengeluaran tenaga kerja dan material yang bisa Anda gunakan alih-alih untuk mengisi pesanan yang lebih mutakhir.
Apa Konsep Manufaktur Lean?
Konsep lean manufacturing berputar di sekitar memangkas manufaktur dan inventaris untuk merampingkan operasi Anda ke arah memenuhi pesanan saat ini dengan waktu penyelesaian sesedikit mungkin. Pendekatan ini mengubah efisiensi, dengan fokus pada throughput (menyelesaikan dan mengirimkan produk jadi kepada pelanggan yang telah melakukan pemesanan). Akuntansi tradisional sebagai gantinya mengukur efisiensi dalam hal berapa banyak unit yang diselesaikan lini produksi Anda, terlepas dari apakah pelanggan telah melakukan pemesanan untuk unit-unit ini.
Sistem akuntansi tradisional mungkin menunjukkan angka yang mengesankan berdasarkan fakta bahwa Anda telah meningkatkan skala ekonomi dan menghasilkan banyak bagian tertentu. Metrik tradisional ini fokus pada jumlah rata-rata waktu dan tenaga yang Anda keluarkan dalam proses pembuatan setiap unit tanpa mempertimbangkan gambaran yang lebih besar. Misalnya, bisnis Anda akan mengalami hasil keuangan yang berbeda jika Anda mengirim suku cadang ke pelanggan yang ingin segera membayarnya daripada menyimpan suku cadang ini di gudang Anda untuk mengantisipasi pesanan di masa mendatang.
Lean manufacturing juga menekankan prinsip waktu penyelesaian yang singkat. Jika bisnis Anda berfokus pada pengisian pesanan saat Anda menerimanya daripada membangun sejumlah besar bagian-bagian tertentu, Anda akan berakhir dengan lebih sedikit pemborosan karena bagian-bagian yang Anda buat dalam jumlah mungkin bukan bagian yang benar-benar Anda butuhkan begitu pesanan dimulai bergulir. Akuntansi lean menghitung penghematan ini, mengukur hasil dalam hal penjualan relatif terhadap inventaris dan waktu tunggu antara pelanggan yang memesan dan perusahaan Anda yang mengisi dan mengirimkannya.
Sistem komunikasi dan umpan balik adalah kunci dalam lean manufacturing. Semakin cepat gudang dan tim pabrikan Anda tahu pesanan apa yang telah dilakukan, semakin cepat mereka dapat memesan bahan yang mereka butuhkan dan mengatur proses produksi. Pendekatan lean inventory tergantung pada antrian pemasok yang dapat memberi Anda apa yang Anda butuhkan secepat mungkin setelah pemesanan dilakukan.
Apa Apakah Lima "S" di Kaizen?
Kaizen adalah prinsip lean manufacturing penting lainnya yang berdasarkan pada filosofi operasi Jepang yang menekankan peningkatan berkelanjutan. Kaizen dapat diringkas dalam lima prinsip yang semuanya dimulai dengan huruf "s".
- Menyortir: Dengan penekanan kuat pada menjaga tingkat inventaris seminimal mungkin, lean manufacturing bergantung pada prinsip penyortiran Kaizen, atau mengidentifikasi barang-barang yang tidak lagi berguna dan menyingkirkannya. Praktek ini menghilangkan kekacauan dan mengurangi waktu yang harus dihabiskan tim Anda untuk membuat katalog dan memutar stok yang bahkan mungkin tidak digunakan. Lean accounting mengukur waktu yang Anda hemat di sini dengan mengevaluasi efisiensi sistem Anda secara keseluruhan setelah Anda mendapatkan persediaan yang tidak perlu.
- Diatur dalam urutan: Setelah Anda mengidentifikasi item inventaris mana yang akan Anda pertahankan dibandingkan yang akan Anda buang, pendekatan Kaizen menekankan untuk menciptakan urutan di antara stok yang masih ada. Proses pengorganisasian tampaknya di permukaan mengganggu produktivitas karena Anda menghabiskan waktu mengatur daripada memproduksi. Namun, pengamatan akuntansi ramping menunjukkan bahwa menghabiskan waktu ekstra ini sebenarnya menghemat waktu dalam jangka panjang karena Anda tidak menghabiskan waktu yang tidak perlu mencari apa yang Anda butuhkan di gudang yang kacau.
- Bersinar: Seperti mengatur item secara berurutan, menjaga ruang kerja Anda tetap bersih memanfaatkan sumber daya Anda dengan memungkinkan bisnis Anda beroperasi dengan lancar dan tanpa kekacauan, kecelakaan yang tidak perlu atau kerusakan peralatan karena perawatan yang tidak tepat. Keuntungan bersih dari perawatan ekstra ini muncul dalam angka akuntansi ramping Anda dalam bentuk peningkatan efisiensi dan tagihan perbaikan yang lebih rendah.
- Membakukan: Setiap operasi manufaktur memiliki elemen yang sama dengan operasi dan elemen lain yang unik untuk spesifikasi dan prosesnya. Lean manufacturing mengidentifikasi dan menstandardisasi praktik terbaik, mengacu pada pengetahuan industri umum dan juga informasi hak milik yang dikembangkan oleh staf Anda. Dengan menggabungkan wawasan ini ke dalam manual operasi dan staf pelatihan secara efektif, Anda akan menurunkan biaya tenaga kerja dengan meminimalkan kesalahan dan memaksimalkan efisiensi. Anda juga akan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui peningkatan konsistensi. Sistem akuntansi ramping Anda akan menangkap peningkatan ini dengan data yang menunjukkan penjualan yang kuat dan penggunaan jam kerja yang efisien.
- Menopang: Setelah Anda memasukkan energi dan sumber daya yang diperlukan ke dalam empat tahap pertama proses Kaizen, Anda juga harus mengembangkan sistem dan kepekaan yang mendorong staf Anda untuk mempertahankan dan mempertahankan perbaikan yang telah mereka buat dan bahkan terus meningkatkannya. Akuntansi ramping dapat melacak kemampuan Anda untuk mempertahankan upaya ini dengan mengikuti kemajuan Anda dari waktu ke waktu dan menemukan masalah yang muncul jika sistem Anda mulai tergelincir.
Laporan Akuntansi Lean
Meskipun bisnis Anda mungkin berhasil dan dengan penuh semangat menerapkan lean manufacturing dan praktik inventaris lean, keberhasilan praktik ini tidak selalu tercermin dalam laporan akuntansi tradisional. Efek dari lean inventory pada neraca Anda adalah contoh paling mencolok dari perbedaan ini: Level inventaris yang lebih rendah menjaga bisnis Anda berjalan dengan lancar dan menguntungkan, tetapi mereka muncul di neraca tradisional sebagai variabel yang menyebabkan perusahaan Anda memiliki nilai lebih rendah, setidaknya di atas kertas. Namun, jika Anda berhasil menggunakan prinsip lean, hit ini ke neraca Anda akan diimbangi dengan kenaikan yang sesuai di garis bawah laporan laba rugi Anda, yang seiring waktu akan bangkit kembali ke neraca Anda sebagai lebih banyak uang tunai di bank.
Jika Anda mengajukan pinjaman dari seorang bankir yang tidak berpengalaman dalam prinsip lean, Anda mungkin harus menjelaskan konsep-konsep ini. Anda dapat memberikan catatan untuk menyertai laporan keuangan Anda, atau Anda dapat memberikan penjelasan secara langsung pada pertemuan tatap muka. Informasi latar belakang ini akan membantu menyempurnakan aplikasi pinjaman Anda dan akan memberikan kesempatan bagi Anda untuk menciptakan kesan menyeluruh dan menarik bagi kebijaksanaan pemberi pinjaman. Biasanya merupakan ide yang baik untuk menjangkau pemberi pinjaman dan mulai mengembangkan hubungan sebelum Anda sampai pada titik mengajukan aplikasi untuk pembiayaan. Membangun hubungan ini sangat penting jika bisnis Anda bekerja dengan konsep dan pendekatan seperti lean manufacturing, yang mungkin asing bagi pemberi pinjaman.
Lean manufacturing dan inventaris muncul pada laporan arus kas pro forma dalam bentuk biaya yang lebih rendah yang menghasilkan kebutuhan yang kurang mendesak untuk modal operasional luar, yang mencerminkan pendekatan lean terhadap keuangan. Jika Anda mempersingkat waktu tunggu untuk memproduksi dan mengirim pesanan dan Anda menyimpan lebih sedikit persediaan, arus kas yang dibutuhkan pada pro forma Anda (dan dalam operasi aktual Anda) akan disinkronkan lebih dekat dengan uang tunai yang masuk. Alih-alih berinvestasi dalam persediaan yang melimpah yang membutuhkan pembayaran besar di muka tetapi mendatangkan pendapatan selama periode waktu yang panjang, operasi lean menghabiskan uang sedekat mungkin dengan saat mengirimkan pesanan dan menagih pelanggan.
Bisnis yang menggunakan praktik lean manufacturing juga dapat mengembangkan laporan akuntansi khusus yang mengukur keberhasilannya menggunakan parameter lean. Misalnya, Anda dapat melacak aliran komponen dan tenaga kerja dari waktu ke waktu untuk mendapatkan informasi tentang seberapa lancar dan efektif operasi Anda mengalir, atau Anda dapat menyusun laporan berkala yang mengukur perputaran persediaan, variabel penting dalam menjaga sistem Anda tetap ketat dan ramping.
Praktek Akuntansi Ramping
Selain melacak keberhasilan praktik lean di lantai manufaktur, akuntansi lean juga harus ramping. Prosesnya harus disederhanakan dan seharusnya tidak memerlukan lebih banyak upaya dan sumber daya dari yang diperlukan. Untuk transisi ke sistem akuntansi lean, akan sangat membantu untuk menggunakan sistem yang mencerminkan pendekatan lima "s Kaizen. Pertama, sortir operasi akuntansi Anda, evaluasi dengan mata untuk menentukan langkah mana yang memberikan nilai paling relatif terhadap waktu yang mereka ambil. Buang proses yang tidak diperlukan untuk persyaratan akuntansi hukum. Juga hilangkan langkah-langkah dan laporan yang tidak memberikan informasi berkualitas tentang seberapa baik sistem lean Anda bekerja.
Setelah menyortir proses Anda, atur agar dengan mengembangkan urutan tugas yang memanfaatkan waktu akuntansi Anda dan juga menghasilkan informasi terbaik. Misalnya, ketika mengevaluasi alur kerja, masuk akal untuk melacak pembelian inventaris sebelum mencatat angka penjualan karena inventaris diperlukan untuk menghasilkan penjualan daripada sebaliknya. Selanjutnya, sempurnakan proses Anda dengan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu dan tingkatkan spreadsheet dan platform Anda sehingga mereka akan memberikan informasi berkualitas terbaik dengan jumlah input dan penelusuran balik paling sedikit.
Setelah sistem Anda diperketat dan dibersihkan, mulailah membakukan proses akuntansi lean Anda dengan membuat protokol tertulis dan melatih personil untuk mengikuti prosedur yang jelas ini secara akurat dan konsisten. Buat standar dan jadwal untuk mencatat informasi dan menyampaikannya kepada rekan kerja yang mengandalkan angka-angka ini untuk memahami dan mengevaluasi kegiatan produksi dan pembelian mereka.
Akhirnya, pertahankan praktik akuntansi lean Anda dengan mengikuti dan melakukan tugas yang dijadwalkan sesuai jadwal dan memastikan rekan kerja Anda melakukan hal yang sama. Evaluasi proses ini secara teratur dan perbarui sesering yang diperlukan, terutama ketika sistem dan keadaan berkembang. Selalu beri tahu staf akuntansi dan produksi tentang perubahan yang telah Anda terapkan, terutama ketika perubahan ini memengaruhi pekerjaan dan tanggung jawab mereka.
