Jika Anda bekerja di manajemen acara, Anda tahu bahwa cara terbaik untuk memenangkan bisnis adalah dengan proposal profesional yang menggambarkan tanpa keraguan mengapa Anda adalah bisnis yang paling berkualitas untuk pekerjaan itu. Proposal yang ditulis dengan baik membantu Anda menonjol di tengah lautan perusahaan pengelola acara dan menunjukkan klien potensial bahwa Anda memahami seluk beluk bisnis.
Cara Menulis Proposal untuk Acara
Karena merencanakan acara sangat didasarkan pada organisasi dan perencanaan yang cermat, proposal acara yang menggambarkan pandangan ke depan dan kemampuan Anda untuk menjabarkan secara spesifik acara secara terperinci dapat memenangkan pekerjaan Anda. Sebelum memulai proposal Anda, pikirkan kekuatan terbesar Anda dan perusahaan Anda. Temukan cara untuk memasukkannya ke dalam proposal Anda.
Proposal Anda tidak boleh berupa surat formal, melainkan harus berupa presentasi langsung tentang cara-cara spesifik Anda menjalankan visi klien Anda. Cara terbaik untuk memahami visi ini adalah bertemu langsung dengan calon pelanggan sebelum Anda menulis proposal. Dalam banyak situasi, mereka tidak akan tahu persis apa yang mereka bayangkan untuk acara mereka. Sebagai gantinya, klien sering memiliki perasaan yang tidak jelas tentang jenis acara yang mereka inginkan dan mengharapkan Anda untuk membantu mereka sampai di sana. Di sinilah proposal yang dibuat dengan baik menguraikan spesifik acara impian mereka dapat bersinar.
Dalam penulisan manajemen acara Anda, Anda harus memasukkan ringkasan kebutuhan dan tujuan klien di dekat awal proposal Anda sehingga klien tahu bahwa mereka dipahami ketika Anda bertemu. Selanjutnya, berikan saran untuk katering, musik, tempat atau dekorasi yang Anda rasa akan cocok dengan saran pelanggan. Pastikan apa pun yang Anda usulkan sesuai dengan anggaran pelanggan. Termasuk foto-foto dari acara serupa di masa lalu yang telah Anda kelola dapat sangat bermanfaat untuk memenangkannya.
Dalam proposal Anda, pastikan untuk memberikan ringkasan pengalaman Anda sebagai perencana acara dan spesialisasi yang Anda miliki. Semakin dekat pengalaman Anda dengan kebutuhan pelanggan, semakin besar peluang mereka akan melihat nilai Anda dan merekrut Anda.
Templat Kutipan Perencanaan Acara
Anda ingin agar proposal acara Anda memberikan daftar layanan yang Anda berikan. Di setiap kategori, sebutkan secara spesifik apa yang akan dilakukan perusahaan Anda. Termasuk waktu layanan pada hari acara, jumlah anggota staf yang akan Anda berikan dan berapa biayanya. Hancurkan layanan ke dalam kategori seperti dekorasi, katering atau hiburan. Anda mungkin juga menyarankan subkontraktor yang pernah bekerja sama dengan Anda di masa lalu yang dapat memberikan layanan yang sangat baik kepada klien Anda.
Pastikan untuk memasukkan bagian di akhir proposal Anda yang menguraikan kebijakan Anda untuk pembatalan atau perubahan menit terakhir. Nyatakan tarif per jam atau biaya konsultasi Anda, dan jelaskan layanan apa yang akan menyebabkan biaya tambahan ini berlaku di luar ruang lingkup kontrak Anda. Jelaskan berapa lama informasi dalam proposal Anda valid. Juga, pastikan untuk memasukkan informasi hukum mengenai kerusakan atau asuransi.
