Tidak ada operasi bisnis yang sempurna. Kemungkinannya, pada titik tertentu dalam karier Anda, Anda mungkin menghadapi masalah yang perlu ditangani dengan tingkat manajemen yang lebih tinggi. Banyak perusahaan mendorong penggunaan laporan pengaduan sebagai metode yang tepat untuk menyatakan pengaduan secara formal. Laporan ini biasanya digunakan untuk mengatasi transaksi atau kondisi yang tidak memuaskan terkait perusahaan. Menulis laporan pengaduan dengan benar adalah kunci agar masalah Anda didengar dan masalahnya diperbaiki.
Alamat latar belakang situasi tersebut. Berikan informasi penting seperti posisi Anda dan alasan Anda menulis. Nyatakan alasan ketidakpuasan Anda dengan singkat.
Ikuti latar belakang dengan deskripsi masalah yang lebih terperinci. Laporkan fakta objektif. Jelaskan efek yang dihasilkan dari masalah.
Komunikasikan apa yang Anda anggap sebagai solusi yang memuaskan. Jelaskan apa yang Anda harapkan dari pihak lain untuk memperbaiki situasi.
Tambahkan peringatan jika Anda merasa perlu. Anda mungkin ingin mengomunikasikan konsekuensinya jika pihak lain tidak berpartisipasi dalam menyelesaikan masalah. Langkah ini bersifat opsional, berdasarkan pada hubungan Anda dengan pihak lain dan tingkat keparahan masalahnya.
Akhiri dengan kesimpulan yang sopan yang mengekspresikan pandangan optimis Anda terhadap situasi. Komunikasikan rasa ingin memperbaiki masalah agar menguntungkan kedua belah pihak.
Kiat
-
Ingatlah untuk menggunakan kesopanan di seluruh surat itu. Jangan menghina pihak lain atau bersikap bermusuhan.
