Beberapa orang mungkin tidak menerima kritik dengan baik, tetapi sebagai seorang profesional, itu satu-satunya cara untuk tumbuh. Bisnis dan departemen akademik dapat mengambil manfaat dengan meminta pengulas luar datang dan memberikan umpan balik jujur tentang cara meningkatkan operasi sehari-hari. Setelah ditinjau, peninjau akan menulis surat profesional terperinci untuk memberikan umpan balik di bidang tertentu di mana bisnis mungkin kurang.
Mulai dengan Kop Surat Profesional
Tulis surat tanggapan Anda pada kop surat yang terlihat profesional. Kop surat membangun kredensial profesional Anda dan menciptakan penampilan yang solid dan kredibel. Ketik "Yth. Ms. / Mr. (Nama pengawas)" diikuti oleh titik dua. Lewati ruang baris lain. Ketikkan tanggal lengkap. Lewati ruang baris.
Ucapkan Terima Kasih dan Berikan Pernyataan Gratis
Mulailah surat itu dengan mengucapkan terima kasih kepada penyelia atas kesempatan untuk mengunjungi pendirian mereka. Detail segala keramahtamahan yang sangat Anda hargai. Buat pernyataan komplementer secara keseluruhan yang meninjau secara singkat area spesifik yang berkinerja baik atau dijalankan dengan baik di organisasi. Ini akan menciptakan perasaan positif di antara mereka yang mendapatkan umpan balik. Sekalipun evaluasi keseluruhan Anda sangat negatif, Anda selalu dapat menemukan sesuatu yang positif dan konstruktif untuk ditunjukkan.
Berikan Analisis dan Umpan Balik Spesifik
Berikan analisis poin demi poin dari setiap bagian organisasi atau departemen. Misalnya, jika evaluasi Anda adalah dari departemen Bahasa Inggris sebuah universitas, Anda dapat mulai dengan mengevaluasi kepala departemen. Berikan kritik dan umpan balik yang sangat spesifik untuk bagaimana dia memenuhi setiap tanggung jawabnya.
Kekuatan dan Kritik
Detail kekuatan untuk mempertahankan serta elemen yang bisa lebih efektif dan menawarkan saran konkret untuk setiap kritik. Misalnya, jika Anda memperhatikan bahwa kepala departemen terlambat menyerahkan evaluasi instruktur, Anda dapat menulis, "Kepala departemen memberikan evaluasi yang sangat teliti dan terperinci; namun, evaluasi sering terlambat, mungkin karena keinginannya. untuk menulis evaluasi yang sangat komprehensif. Di masa depan, dia harus mempertimbangkan untuk menghilangkan detail yang tidak penting untuk mengurangi jumlah waktu yang dia butuhkan untuk menyelesaikan laporan."
Contoh ini tidak menghindar dari menawarkan kritik langsung, tetapi memuji direktur untuk ketelitiannya pada saat yang sama daripada hanya berfokus pada ketidakmampuannya untuk menyerahkan evaluasi tepat waktu.
Mengevaluasi, Meninjau, dan Mengkritik Setiap Departemen
Evaluasi setiap departemen, dan kemudian setiap karyawan kunci dalam departemen. Tinjau dengan cermat fungsi masing-masing departemen dan seberapa baik karyawan kunci melakukan fungsi-fungsi ini. Tawarkan evaluasi keseluruhan dari elemen-elemen negatif yang Anda temukan, dan tulislah sebuah rencana aksi untuk departemen untuk menyelesaikannya. Rencana ini akan mencakup unsur-unsur dari semua kritik yang Anda tunjukkan dalam kritik individu. Sertakan penjelasan rinci tentang kekuatan signifikan departemen, termasuk pujian untuk karyawan kunci yang berkinerja sangat baik. Diskusikan bagaimana departemen dapat membangun kekuatan ini.
Menutup Surat Tanggapan Anda
Berikan penilaian keseluruhan singkat dari departemen dengan baik kekuatan dan kelemahan yang signifikan disertakan. Akhiri dengan berterima kasih kepada penyelia lagi, dan berikan informasi kontak Anda jika penyelia memiliki pertanyaan tambahan. Tutup surat Anda dengan gratis, tutup frasa seperti "Hormat," dan nama lengkap Anda. Tanda tangan di atas nama yang Anda ketik dengan tinta biru atau hitam.
Jangan Lupa Salinan Tambahan
Buat beberapa salinan surat itu. Simpan satu salinan untuk catatan Anda. Kirimkan salinan tambahan ke bos penyelia jika mereka memintanya. Kirim yang asli langsung ke supervisor.
