Selama audit, manajemen bisnis dapat merasa mereka memiliki sedikit kekuasaan atas proses atau hasil audit. Tetapi begitu audit telah diselesaikan oleh departemen audit internal, auditor perusahaan atau auditor eksternal, manajemen bisnis mengambil alih dan bertanggung jawab untuk menyusun respons terhadap laporan. Respons audit harus spesifik, tepat waktu, dan tersedia anggaran yang diperlukan.
Menulis tanggapan audit yang solid adalah penting, karena auditor dan manajemen eksekutif akan meminta pertanggungjawaban manajemen bisnis untuk memberikan perbaikan kontrol yang mereka lakukan.
Menanggapi Laporan Audit
Berkomitmen untuk solusi spesifik terhadap kelemahan kontrol yang diidentifikasi oleh auditor dan tidak memberikan ruang untuk interpretasi niat Anda. Auditor akan meninjau respons audit Anda dan menentukan apakah akan menyelesaikan kelemahan kontrol yang telah mereka identifikasi. Jika hubungan Anda dengan auditor memungkinkan, dekati mereka saat Anda menyusun setiap respons dan dapatkan umpan balik mereka. Jelaskan sejelas mungkin dalam respons Anda karena auditor akan kembali untuk memverifikasi bahwa Anda telah mengambil tindakan yang telah Anda lakukan.
Tetapkan tanggal yang realistis untuk mengimplementasikan peningkatan kontrol Anda, seperti yang direkomendasikan oleh Kantor Pengawas Negara Bagian New York, dan bermurah hati tanpa berlebihan. Kelemahan kontrol, terutama yang terkait dengan sistem teknologi informasi, dapat membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan daripada yang direncanakan sebelumnya. Sebagian besar departemen audit dan manajer bisnis eksekutif akan mengharapkan Anda untuk memberikan peningkatan pada jadwal yang telah Anda tetapkan. Modifikasi kerangka waktu mungkin diizinkan, tetapi akan disukai kecuali jika terjadi perubahan drastis dalam bisnis Anda untuk mengharuskan perubahan.
Konfirmasikan bahwa Anda memiliki anggaran di tempat atau akan memilikinya untuk membuat perubahan kontrol yang Anda lakukan dalam respons audit Anda. Identifikasi semua biaya, termasuk peningkatan peralatan dan sistem, penulisan ulang prosedur manual dan tambahan jumlah karyawan yang akan diperlukan untuk menyelesaikan kelemahan kontrol. Tingkatkan kebutuhan anggaran Anda kepada manajer Anda dan pastikan dana dialokasikan kembali dari area lain atau dana baru dilepaskan untuk memungkinkan penyerahan perbaikan dalam kerangka waktu Anda. Secara umum, manajemen eksekutif akan memahami perlunya perbaikan kontrol yang direkomendasikan oleh auditor dan akan menemukan dana untuk perubahan. Jika Anda berkomitmen untuk mengendalikan peningkatan dalam respons audit Anda dan tidak dapat mengirimkannya karena kekurangan anggaran, auditor tidak akan menerima ini sebagai alasan.
Tunjuk individu atau individu yang akan bertanggung jawab untuk mengimplementasikan perubahan kontrol. Beberapa individu mungkin bertanggung jawab jika perubahan melibatkan lebih dari satu departemen, seperti operasi, teknologi, dan sumber daya manusia. Pastikan individu yang disebutkan memiliki wewenang untuk membuat perubahan terjadi.
Kiat
-
Tidak peduli seberapa frustrasi Anda dengan proses audit atau hasilnya, cobalah untuk menjaga interaksi Anda dengan auditor dan tanggapan Anda seperti bisnis. Perilaku profesional Anda akan membayar dividen ketika Anda berinteraksi dengan auditor di masa depan.
