KPI adalah "indikator kinerja utama." Indikator-indikator ini adalah pengukur yang membantu mereka dalam manajemen bisnis memastikan seberapa dekat (atau jauh) perusahaan atau departemen dari mencapai tujuan yang telah ditentukan atau serangkaian tujuan. Menulis KPI dapat membantu manajer dan karyawan melihat apa yang masih perlu dilakukan dan memotivasi mereka untuk mencapai tujuan ini. Proses penulisan KPI dengan sendirinya tidaklah sulit. Namun, membuat KPI yang efektif akan membutuhkan pertimbangan.
Tulis KPI sebagai dokumen individual yang ringkas. Setiap KPI harus sesuai dengan kategori, departemen atau proyek tertentu. Misalnya, satu KPI dapat ditulis dengan menargetkan kepuasan klien, sementara yang lain dapat diarahkan pada biaya overhead.
Mulailah dokumen KPI dengan tajuk yang mendefinisikan tujuan KPI. Simpan sesingkat mungkin namun sespesifik mungkin. Satu atau dua kalimat sudah cukup. Misalnya, KPI untuk kepuasan klien mungkin memiliki tajuk, "Tingkatkan Kepuasan Klien."
Daftar tujuan KPI. Penting bagi manajemen dan staf untuk mengetahui mengapa mereka harus berusaha untuk mencapai tujuan tertentu, atau mengapa kinerja ini perlu diukur. Jelaskan secara singkat bagaimana mencapai tujuan yang ditetapkan atau waktu logging yang dihabiskan untuk suatu tindakan akan bermanfaat.
Tentukan bagaimana KPI akan diukur. Sertakan frekuensi pengukuran serta lamanya waktu akan terjadi. Misalnya, jika Anda menulis KPI tentang kepuasan klien, Anda dapat menerapkan survei telepon yang terjadi setelah setiap panggilan dan akan berlangsung selama periode 3 bulan.
Tetapkan tujuan sasaran. Tentukan tujuan yang dapat diukur dan diukur. Ini harus memberikan hasil yang diinginkan, seperti persentase tertentu dalam periode waktu tertentu.
