Mengembangkan prosedur operasi standar adalah ciri khas dari setiap bisnis yang baik. Melakukan hal itu menciptakan jenis konsistensi yang sangat berharga ketika berhadapan dengan pelanggan dan memelihara catatan yang baik. Memahami prosedur apa yang harus distandarisasi adalah karakteristik manajer yang baik.
Prosedur Standarisasi
Perusahaan mengembangkan prosedur operasi untuk menjelaskan bagaimana tugas harus diselesaikan. Untuk menentukan tugas mana yang harus distandarisasi, luangkan satu minggu menuliskan setiap tindakan yang diambil untuk memenuhi kebutuhan bisnis sehari-hari. Masalah-masalah tertentu, seperti pelanggan yang tidak puas dengan produk / layanan, umumnya akan ditangani hanya oleh manajemen, dan, ketika mempertimbangkan bisnis yang lebih baru dan lebih kecil, oleh pemilik sendiri. Prosedur operasi yang distandarisasi pada awalnya harus menjadi prosedur yang bertanggung jawab atas kinerja karyawan secara independen; lainnya, lebih banyak prosedur manajerial dapat ditambahkan kemudian.
fitur
Prosedur itu sendiri harus menjelaskan tindakan secara eksplisit, dari awal hingga akhir. Ini berarti bahwa tindakan yang paling sederhana sekalipun (seperti menyalakan komputer) harus didaftar. Gagasan di balik prosedur adalah bahwa karyawan harus dapat mengikuti prosedur langkah demi langkah dan, tanpa membuat asumsi, menyelesaikan tugas secara akurat dan memenuhi standar kinerja yang diperlukan. Meskipun mendaftarkan tindakan yang lebih mendasar mungkin tampak berlebihan, atau buang-buang waktu, melakukannya memiliki alasan sendiri.
Fungsi
Standarisasi prosedur operasi bertindak sebagai manfaat bagi karyawan dan manajer / pemilik. Manajer / pemilik dapat menghemat waktu dan energi menjelaskan prosedur. Karyawan menerima manfaat dari harapan yang jelas; karyawan paling bahagia ketika apa yang diminta dari mereka dan bagaimana mereka diharapkan untuk menyelesaikan tugas sehari-hari mereka ditulis dalam warna hitam dan putih. Bahkan instruksi sederhana dapat agak menenangkan ketika karyawan berada dalam situasi di mana tugas harus diselesaikan secara akurat, tetapi dengan cepat (contoh: antrean panjang pelanggan).
Manfaat
Manfaat utama dari prosedur operasi standar dalam ditemukan dalam konsistensi yang lebih besar itu membawa ke fungsi internal dan eksternal bisnis. Setelah prosedur operasional distandarisasi, dan, tentu saja, diikuti, beberapa manfaat muncul. Pertama, persepsi pelanggan akan menjadi perusahaan yang dikelola dengan baik, profesional, sehingga meningkatkan citra merek. Persepsi ini bahkan mungkin terbawa ke calon investor / petugas pinjaman karena salinan prosedur perusahaan biasanya diminta ketika pembiayaan / investasi dipertimbangkan. Salinan prosedur perusahaan juga sering diperlukan untuk mendapatkan asuransi. Kedua, akun akan tepat sasaran, suatu bidang di mana konsistensi tidak hanya diinginkan, tetapi juga, dalam banyak kasus, diharuskan oleh hukum.
Pertimbangan
Standarisasi prosedur operasional bukanlah sesuatu yang harus dianggap enteng; kekhususan adalah kuncinya. Prosedur yang distandardisasi akan membentuk landasan bagi karyawan untuk dilatih, dipromosikan dan didisiplinkan, dan melalui mana kebutuhan pelanggan ditangani, transaksi diproses dan pembukuan dikelola. Luangkan waktu ekstra untuk membakukan prosedur yang diperlukan untuk operasi perusahaan dengan baik secara akurat.
