Untuk sebuah perusahaan, prosedur hutang akhir bulan adalah penghemat uang, karena mereka memungkinkan kepala departemen dan kepala fungsional untuk menentukan berapa banyak utang bisnis dan mencari cara terbaik dan tercepat untuk membayar tagihan operasi. Prosedur ini mencakup kegiatan yang beragam seperti memverifikasi data buku besar, menghitung inventaris, dan menentukan vendor mana yang harus membayar terlebih dahulu dan vendor mana yang dapat menunggu pembayaran.
Periksa Data Buku Besar
Pada akhir bulan, selidiki buku besar hutang usaha untuk menentukan jumlah hutang perusahaan secara keseluruhan. Anda bisa mendapatkan jumlah total kewajiban dengan menyisir berbagai ringkasan data, beberapa di antaranya termasuk neraca percobaan, jurnal vendor, dan neraca. Ambil jumlah total utang, pisahkan kewajiban pemasok dari pemberi pinjaman yang berhutang uang, tentukan berapa banyak bisnis yang harus dibayar karyawan dan kalkulasikan pengiriman uang untuk mengirim penyedia layanan - seperti tuan tanah, perusahaan asuransi, perusahaan utilitas dan kontraktor pemeliharaan.
Hitung Persediaan
Setelah Anda memiliki jumlah total kewajiban perusahaan, pastikan setiap komponennya akurat. Memeriksa keakuratan data pernyataan pemberi pinjaman dan jumlah tagihan penyedia layanan mudah - cukup merujuk ke faktur bisnis yang diterima pada akhir bulan. Mengkonfirmasi bahwa uang yang terhutang untuk penerimaan inventaris benar mungkin agak rumit - itulah sebabnya Anda mungkin perlu menuju ke gudang perusahaan, meminta bantuan mandor penyimpanan, menghitung item inventaris satu per satu dan mendamaikan perhitungan fisik dengan jumlah yang ditunjukkan pada tagihan vendor.
Tentukan Prioritas Pembayaran
Jika Anda bekerja di departemen hutang perusahaan, periode akhir bulan dapat melihat kesibukan kegiatan di bagian pemeriksaan faktur, analisis, dan pembayaran. Persiapkan jadwal penuaan untuk mengetahui berapa hari bisnis di belakang dalam pembayaran. Berikan perhatian khusus kepada vendor dalam kategori "60 hari lewat jatuh tempo" dan "90 hari lewat jatuh tempo" - mereka adalah orang-orang dari siapa Anda akan segera menerima panggilan penagihan yang tidak sah, jika Anda belum melakukannya. Periksa dengan penyelia Anda untuk menyiapkan daftar vendor resmi untuk dibayar berdasarkan prioritas operasional atau likuiditas, dan meneruskan daftar itu ke departemen treasury perusahaan.
Mempersiapkan Laporan Hutang Paska Remitansi
Setelah perusahaan membayar vendor, personel departemen akuntansi biasanya menyiapkan laporan pengiriman uang pasca-pembayaran untuk mengevaluasi kewajiban perusahaan dan memikirkan hal-hal seperti solvabilitas, kelayakan kredit dan manajemen strategis. Praktik yang terakhir ini penting untuk memeriksa bahwa kedudukan kredit organisasi itu menguntungkan, untuk memupuk ikatan yang lebih baik dan lebih erat dengan vendor dan untuk memastikan bahwa tidak ada pembayaran di masa lalu yang membuang reputasi keuangan perusahaan secara keseluruhan.
