Memindahkan seluruh kantor membutuhkan banyak orang, tenggat waktu yang ketat, dan persyaratan yang sangat spesifik. Menggunakan alat manajemen proyek, seperti piagam proyek, dapat menyeimbangkan harapan para pemangku kepentingan proyek Anda dan kemampuan tim proyek Anda: dengan mendefinisikan ruang lingkup Anda lebih awal, Anda dapat menjaga integritas proyek Anda dan menetapkan tujuan yang masuk akal dan dapat dicapai. Sementara sebagian besar templat piagam dirancang untuk proyek konstruksi atau perangkat lunak, hanya dibutuhkan beberapa penyesuaian untuk membuatnya berfungsi untuk relokasi Anda.
Jelaskan kasus bisnis Anda. Sertakan alasan pemindahan tersebut, misalnya: hambatan regulasi, keuangan, atau ekspansi. Beri nama sponsor proyek dan manajer proyek. Selain itu, perkenalkan dokumen dan strukturnya.
Tentukan ruang lingkup proyek. Ini adalah bagian paling penting dalam piagam Anda: sangat spesifik. Buatlah daftar apakah tim Anda bertanggung jawab untuk menetapkan ruang kantor baru bagi orang-orang, menghubungkan kembali jaringan komunikasi, membuat rencana manajemen fasilitas, atau hanya memindahkan furnitur.
Sebutkan pemangku kepentingan, anggota tim, dan tanggung jawab. Pemangku kepentingan peduli apakah proyek itu berhasil atau tidak, tetapi mungkin atau tidak dapat melakukan tugas proyek. Sertakan anggota tim internal maupun eksternal, seperti setiap perusahaan yang bergerak atau personel utilitas, yang akan diperlukan untuk menyelesaikan perpindahan. Tetapkan tim mana yang bertanggung jawab untuk setiap komponen yang tercantum di bagian lingkup.
Buat timeline tingkat tinggi untuk hasil proyek Anda. Jadwal proyek Anda akan menentukan tanggal tertentu, tetapi gunakan ruang ini untuk memberi para pemangku kepentingan gagasan umum tentang apa yang diharapkan. Mereka akan menandatangani perkiraan Anda, jadi se-realistis mungkin.
Ringkas risiko dan ketergantungan proyek. Sebuah proyek besar akan memiliki dokumen manajemen risiko yang terpisah, namun Anda harus menyoroti faktor-faktor yang diketahui yang dapat menunda atau menggagalkan langkah tersebut. Masalah-masalah ini dapat mencakup inspeksi yang gagal, kerusakan pada aset dalam perjalanan, atau teknisi jaringan yang terlambat, misalnya.
Dapatkan sign off di proyek Anda. Piagam Anda harus diakhiri dengan daftar dokumen tambahan apa pun yang akan dibuat sebagai bagian dari perencanaan proyek Anda. Sisakan ruang untuk semua pemangku kepentingan yang didefinisikan pada Langkah 3 untuk secara formal menandatangani proyek Anda.
Kiat
-
Re-tujuan bagian "pengujian" tradisional dalam rencana proyek perangkat lunak untuk melakukan tes jaminan kualitas pada ruang baru, misalnya: apakah sistem keamanan bekerja, semua ekstensi telepon yang dirutekan dengan benar, di antara faktor-faktor lainnya. Ingatlah selalu anggota tim eksternal ketika membuat dependensi proyek. Misalnya, meja tidak dapat dipindahkan sampai karpet baru dipasang.
