Menulis sebuah piagam proyek membutuhkan pengetahuan tentang tujuan proyek dan bagaimana hubungannya dengan pernyataan misi dan tujuan organisasi. Piagam proyek dibuat dalam beberapa bagian, termasuk tinjauan umum, tujuan proyek, mengidentifikasi anggota tim dan peran mereka, dan menggambarkan proses untuk menyelesaikan proyek dengan tenggat waktu tertentu dan sesuai anggaran.
Item yang Anda butuhkan
-
Tujuan dan pernyataan misi organisasi
-
Usulan proyek yang disetujui
-
Nama dan peran anggota tim proyek
Sejajarkan Piagam Proyek Dengan Proposal Proyek
Gunakan proposal proyek yang disetujui sebagai kerangka kerja untuk mengembangkan piagam proyek Anda. Tujuan proyek, ruang lingkup, peserta, anggaran, asumsi dan kendala yang diharapkan harus identik dengan yang diuraikan dalam proposal proyek. Piagam proyek membentuk platform untuk proyek yang dapat digunakan anggota tim dan pemangku kepentingan dalam mengukur hasil proyek. Hasil yang diharapkan untuk proyek juga sesuai dengan hasil yang diharapkan dalam proposal proyek. Jika Anda tidak memiliki proposal proyek yang disetujui, piagam proyek berfungsi sebagai dasar untuk proyek dan dikembangkan dan ditandatangani oleh semua anggota tim dan pihak berwenang yang menyetujui proyek.
Nyatakan tujuan proyek Anda sebagaimana dijelaskan dalam proposal proyek, atau bertukar pikiran dengan anggota tim untuk menulis tujuan proyek yang jelas jika Anda tidak memiliki proposal proyek. Misalnya: "Anggota tim proyek akan mensurvei 100 karyawan untuk menentukan minat dan potensi partisipasi dalam program penggantian biaya kuliah. Proyek-proyek ini mencerminkan tujuan strategis perusahaan untuk meningkatkan prestasi pendidikan dan profesional tenaga kerjanya."
Identifikasi manajer proyek dan anggota tim dan peran mereka, serta pemangku kepentingan dalam proyek. Perhatikan potensi pengaruh para pemangku kepentingan terhadap hasil proyek. Jelaskan demografi peserta penelitian, jika ada. Misalnya: "Proyek ini akan mengambil sampel 100 karyawan dengan tiga hingga 15 tahun di perusahaan. Peserta survei akan dipilih dari semua departemen oleh divisi sumber daya manusia dan dapat berpartisipasi secara anonim." Daftar penerima laporan tugas akhir.
Menetapkan garis waktu untuk menyelesaikan langkah-langkah proyek, dan tenggat waktu yang sulit untuk menyelesaikan keseluruhan proyek dan menyajikan hasilnya. Masukkan nama anggota tim dan hubungannya dengan langkah-langkah proyek tertentu. Berikan semua anggota tim salinan garis waktu proyek dan jadwal pertemuan. Kembangkan daftar email untuk memberikan pembaruan proyek kepada manajemen dan pemangku kepentingan. Identifikasi tanggal pertemuan alternatif dan rencanakan fleksibilitas dalam garis waktu proyek, tetapi pastikan tanggal penyelesaian proyek sudah pasti untuk mencegah keadaan yang tidak terduga.
Jelaskan proses untuk melakukan penelitian, mengumpulkan dan menganalisis informasi, dan melaporkan hasil proyek. Termasuk kemungkinan untuk hambatan dan kendala yang diharapkan, serta untuk ketidakhadiran atau tantangan yang tidak direncanakan. Identifikasi alokasi anggaran proyek, sumber daya dan peralatan yang diperlukan, dan rencana untuk mengatasi perubahan peran proyek. Jelaskan bagaimana hasil proyek dengan ditabulasi dan dievaluasi dan bagaimana hasil proyek berhubungan dengan strategi dan misi organisasi perusahaan.
Kiat
-
Menyiapkan kalender dan daftar email untuk peserta proyek dan pemangku kepentingan. Adakan pertemuan rutin untuk membahas kemajuan, tantangan, dan perubahan
Peringatan
Konflik yang tidak direncanakan, keadaan darurat, dan peristiwa dapat terjadi. Buat garis besar rencana darurat untuk menyelesaikan proyek Anda tepat waktu dan sesuai anggaran. Mendokumentasikan pengaruh para pemangku kepentingan terhadap proyek ini penting untuk mengidentifikasi dampak potensial mereka pada hasil proyek.
