Lebih dari sebelumnya, manajer saat ini harus menjadi komunikator yang efektif - tidak hanya dengan mereka yang mereka tatap muka, tetapi juga dengan mereka yang bekerja dari rumah atau kantor satelit. Jika Anda merasa harus memperkenalkan dua orang yang akan "bertemu" melalui email, Anda akan membuat apa yang kemudian dikenal sebagai "pengantar virtual." Tanpa manfaat ekspresi wajah dan belok, sangat penting bagi Anda untuk mengadopsi nada yang sesuai dan pilih kata-kata Anda dengan hati-hati, dengan asumsi bahwa kata-kata itu akan diteliti dengan cermat sesuai dengan apa yang Anda sertakan dan apa yang ingin Anda hilangkan.
Kenali audiens Anda tetapi tetap setia pada tujuan Anda. Satu orang harus diperkenalkan terlebih dahulu, yang kedua, jadi pilihlah pesanan dengan hati-hati. Misalnya, jika Anda memperkenalkan penulis dan editor yang akan bekerja sama dalam suatu proyek, akan lebih baik untuk memperkenalkan orang utama terlebih dahulu. Jika kedua orang akan mempertahankan status yang sama tetapi satu memiliki senioritas yang lebih, sebutkan orang ini terlebih dahulu.
Mulailah dengan menjelaskan mengapa Anda membuat pengantar. Pilih nada yang mencerminkan misi Anda, mengetahui bahwa itu mungkin juga menentukan jangka waktu hubungan yang Anda bina. Nada Anda juga harus mencerminkan gaya manajerial Anda dan secara halus menyampaikan harapan Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin mengatakan bahwa Anda "senang menjalin hubungan antara dua anggota tim berbakat yang jika tidak mungkin tidak pernah memiliki kesempatan untuk bekerja sama."
Luangkan waktu yang sama untuk setiap orang, dengan menyoroti poin-poin penting tentang latar belakang dan bakat mereka masing-masing. Anda mungkin ingin menulis satu paragraf tentang setiap orang, diakhiri dengan informasi kontak orang itu. Jaga agar mata Anda terlatih dengan nada; jika Anda berbicara tentang satu orang, pastikan untuk berbicara tentang orang lain.
Nyatakan harapan Anda. Jika Anda ingin mereka berbicara melalui telepon, katakan demikian. Dan beri mereka tenggat waktu untuk melakukannya. Tunjuk satu orang untuk mengambil inisiatif dan melaporkan kepada Anda bahwa mereka telah berhasil melakukan kontak.
Tutup pengantar virtual Anda dengan nada positif - mungkin dengan cara yang sama seperti Anda memulainya. Tekankan harapan Anda untuk kolaborasi produksi. Jika Anda menyampaikan energi positif, itu harus menular.
Kiat
-
Seperti semua jenis penulisan, jangan terburu-buru pengantar virtual. Membayar untuk menyisihkannya, beralih ke tugas lain dan kemudian kembali dengan sepasang mata yang baru. Coba baca dari sudut pandang setiap orang, teliti pilihan kata Anda dan buat revisi sebelum mengirimkannya.
