Sebuah surat pengantar yang bagus menangkap intisari dari bisnis yang ingin Anda menangkan, menetapkan nada untuk percakapan dan menempatkan Anda sebagai seseorang yang telah mengambil langkah ekstra penting ini yang sering diabaikan orang lain. Dengan fokus untuk menunjukkan bahwa Anda memahami masalah yang dihadapi dan bahwa Anda dapat menawarkan nilai dan pengalaman yang mungkin tidak dimiliki orang lain, pengenalan bisnis singkat dapat menjadi alat pemasaran terbaik Anda.
Kenali Audiens Anda
Ingat audiens Anda saat menulis pengantar Anda. Sebuah surat kepada pemilik tempat parkir bekas, misalnya, mungkin yang terbaik ditulis secara informal, menyapa penerima dengan nama depan. Jika berbisnis di luar negeri, luangkan waktu untuk memahami budaya penerima - surat pengantar kepada seorang eksekutif di Hong Kong, misalnya, tidak akan pernah dimulai dengan menyapa orang tersebut dengan nama depan. Sebaliknya, Anda akan memanggil orang tersebut sebagai Tn. Atau Nona, atau dengan gelar profesional, seperti pada "Direktur sayang Liu."
Simpan Lapangan Penjualan untuk Nanti
Terlepas dari bisnis Anda, penjualan yang sulit dalam sebuah pengantar tidak pernah merupakan ide yang baik. Pengantar tidak sama dengan promosi penjualan, meskipun tujuannya adalah untuk melakukan penjualan. Sebaliknya, tujuannya adalah untuk menyoroti bagaimana Anda dapat mengatasi masalah yang paling mendesak dari calon klien dan memberikan hasil yang terukur. Buat sespesifik mungkin, dan sertakan bahasa yang memungkinkan penerima untuk mengambil tindakan langsung. Surat itu harus mencakup ajakan untuk bertindak atau "meminta" dalam paragraf terakhir, tetapi "permintaan" itu tidak harus berupa "beli sekarang." Lebih efektif, itu adalah panggilan untuk mengatur pertemuan.
Sertakan Semua Bagian yang Tepat
Buat pengantar singkat untuk menghindari kehilangan perhatian audiens Anda, namun, sertakan semua yang perlu Anda sertakan. Ada tiga bagian luas untuk surat pengantar: Perkenalkan diri Anda dan organisasi Anda, kenali kekuatan Anda, dan tutup dengan ajakan langsung namun sopan untuk bertindak. Panggilan itu perlu melampaui "panggil saya untuk membuat janji," tetapi alih-alih memperkuat nilai Anda dengan mengatakan, misalnya, "untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana saya bisa menyampaikan wawasan untuk meningkatkan laba Anda, silakan hubungi saya untuk rapat sesuai keinginan Anda."
Jadilah Pemecah Masalah
Sampaikan gagasan bahwa Anda adalah orang yang memiliki keterampilan atau produk yang berharga, tetapi jangan lakukan itu dengan pernyataan "belikan saya" yang sederhana. Pesan itu harus dibuat sedemikian rupa sehingga membuatnya tentang target audiens Anda - dan bukan tentang Anda. Berikan diskusi singkat tentang hasil yang diharapkan dan masalah utama yang secara unik Anda pecahkan. Surat pengantar jarang tentang mengenal seseorang - Anda ingin melakukan penjualan, mendapatkan kontrak atau mendapatkan pekerjaan. Buat permintaan Anda jelas dan dapat ditindaklanjuti, dengan bahasa yang menunjukkan bagaimana itu akan menguntungkan semua orang yang terlibat.
Gunakan Format untuk Keuntungan Anda
Banyak perkenalan bisnis dikirim melalui email, dan pemformatan teks kaya dapat digunakan untuk keuntungan Anda. Gunakan huruf tebal dalam ajakan untuk bertindak, dan gunakan hyperlink alih-alih URL biasa. Meskipun terlalu banyak pemformatan dapat membuat surat terlihat membingungkan, penggunaan garis bawah, huruf miring, atau tebal di titik yang tepat dapat menambah penekanan. Namun, hindari gambar sedapat mungkin, karena banyak profesional memeriksa email pada perangkat seluler yang tidak disetel untuk melihat gambar.
