Pemilik bisnis dapat menghindari potensi masalah dengan mengantisipasi mereka terlebih dahulu dan mengembangkan skenario "Jika demikian, lalu apa?" Bukanlah pemikiran negatif untuk merencanakan penurunan penjualan, kehilangan pemasok utama atau kenaikan biaya bahan. Dengan menggunakan templat sederhana, Anda dapat menulis rencana skenario yang membantu Anda secara efektif menangani potensi masalah dan peluang.
Identifikasi dan Penelitian
Langkah pertama dalam menulis rencana skenario adalah mengembangkan skenario secara terperinci dan melakukan penelitian untuk mendukung dampak yang mungkin terjadi. Skenario dapat mencakup penurunan harga, pesaing baru, pengetatan pasar tenaga kerja, pelanggaran keamanan, kehilangan pelanggan utama atau bencana seperti kebakaran atau badai. Melakukan penelitian tentang bagaimana skenario dapat berkembang, mencari tanda-tanda peringatan dini khusus. Tuliskan daftar efek domino yang mungkin dimiliki skenario pada masing-masing departemen Anda. Misalnya, penurunan penjualan dapat menyebabkan perubahan dalam produksi, layanan hutang atau rencana tenaga kerja Anda. Kembangkan daftar tanggapan yang mungkin Anda lakukan untuk mengatasi skenario dan pengaruhnya. Anda tidak berkomitmen untuk memasukkan setiap tanggapan dalam rencana Anda, tetapi membantu untuk bertukar pikiran ide. Ketika Anda mulai menulis dokumen Anda, Anda akan dapat menentukan apakah masing-masing bermanfaat atau tidak.
Buat Garis Besar Dokumen
Setiap dokumen bisnis yang baik dimulai dengan garis besar terperinci. Ini akan membantu Anda menulis rencana skenario dengan cara yang kohesif. Garis besar Anda harus mencakup ringkasan eksekutif, deskripsi skenario potensial, dampak skenario, solusi untuk masalah, tindakan untuk mengatasi peluang, rekomendasi Anda, ringkasan, dan lampiran. Anda mungkin memiliki beberapa sub-bagian di beberapa bagian makro dari dokumen Anda. Misalnya, di bagian yang membahas dampak potensial dari skenario yang terjadi, Anda dapat membuat daftar efek pada akuntansi Anda, sumber daya manusia, TI, produksi, dan pendapatan.
Tulis Bagian Anda Secara Berurutan
Mulailah menulis dokumen Anda dengan urutan pembaca akan membacanya. Ini akan membantu Anda memastikan alur logis dari satu bagian ke bagian berikutnya. Ini juga akan membantu Anda menghindari membuat referensi umum untuk sesuatu di bagian selanjutnya yang belum Anda jelaskan di bagian sebelumnya. Mulailah dengan ringkasan eksekutif Anda, yang merupakan ikhtisar dari dokumen Anda. Ringkasan ini tidak boleh berisi materi pendukung, tetapi lebih dari sekadar bagian "apa" tanpa "mengapa." Anda akan memberikan dukungan di bagian selanjutnya. Sertakan skenario, masalah atau peluang yang disajikannya dan solusi yang Anda rekomendasikan. Ikuti domino yang jatuh ketika skenario terjadi saat Anda menulis bagian dari laporan Anda, beri tahu pembaca bagaimana Anda akan mengatasinya, dan kemudian buat rekomendasi Anda.
Ringkas dan Rekap
Ikuti rekomendasi Anda dengan ringkasan Anda. Setelah Anda menulis bagian Anda, rangkum temuan Anda tanpa detail. Makalah Anda dapat mengikuti model penulisan klasik ini: “Beri tahu mereka apa yang akan Anda sampaikan kepada mereka; Memberitahu mereka; Beri tahu mereka apa yang Anda katakan kepada mereka. ". Ini akan membantu Anda mendapatkan titik utama Anda di awal, mendukung pertengkaran Anda, kemudian menegaskan kembali titik utama Anda di akhir. Ringkasan akhir dokumen Anda harus serupa dengan ringkasan eksekutif Anda, tetapi Anda akan dapat merujuk beberapa poin kunci dari dokumen Anda di bagian ini. Ikuti itu dengan grafik, grafik, anggaran atau pameran lain apa pun di lampiran Anda.
