Menurut Lab Penulisan Online Universitas Purdue (OWL), memo ditulis untuk menyoroti atau menyelesaikan masalah. School of Business Northern Kentucky University menyatakan bahwa memo harus mengomunikasikan banyak informasi dalam ruang terbatas. Bagaimana memo diformat tergantung pada perusahaan, tujuan memo dan penerima memo. Memo staf internal dapat memberikan informasi, analisis dan kesimpulan, informasi tentang jam kerja atau instruksi untuk penggunaan peralatan yang tepat.
Item yang Anda butuhkan
-
Kertas
-
Pena dan pensil
Pelajari tujuan dasar dan format memo. Memo biasanya merupakan dokumen internal yang digunakan untuk berkomunikasi dengan staf. Tujuan dapat mencakup pengingat kebijakan, permintaan tindakan, melaporkan perubahan atau memberikan pemberitahuan resmi. Format memo mencakup tajuk, pengantar, isi, ringkasan, dan penutup. Lampiran dicatat di bagian bawah dokumen.
Tentukan tujuan memo Anda dan lampiran mana yang akan dimasukkan. Tentukan penerima memo itu. Seringkali, penyelia dan manajer menerima salinan memo dan mungkin ada persyaratan untuk menyertakan salinan dalam file. Tentukan apa yang akan dikatakan memo itu dan buat draft kasar. Periksa kebijakan perusahaan untuk menggunakan kop surat yang disetujui untuk memo.
Lengkapi tajuk, dimulai dengan "Tanggal". Sertakan nama dan judul penerima utama di bagian "Kepada". Ini mungkin satu atau lebih orang, atau mungkin menentukan sekelompok orang, seperti semua manajer akun. Sertakan di bagian "cc" nama dan judul orang-orang yang akan menerima salinan memo itu. Masukkan di bagian “Dari” nama dan judul orang yang mengirim memo itu. Sertakan di bagian "Subjek" judul pendek yang menjelaskan tujuan dari memo itu.
Sertakan paragraf pengantar yang menjelaskan tujuan dari memo tersebut, memberikan latar belakang untuk tujuan tersebut dan memberikan gambaran umum tentang apa yang akan mengikuti dalam paragraf berikutnya. Sertakan lansiran untuk pembaca jika memo itu memuat kebijakan atau informasi penting lainnya.
Sertakan informasi dalam isi, atau teks utama, dari memo yang diperluas pada pendahuluan dan ikhtisar. Misalnya, berikan latar belakang yang mengarah pada perubahan kebijakan. Pisahkan dan pesan paragraf sesuai dengan konten. Gunakan paragraf singkat di seluruh memo itu. Bagian ini dapat terdiri dari satu atau dua paragraf atau beberapa halaman, tergantung pada tujuan memo tersebut.
Masukkan ringkasan dan penutup. Ringkasan ini mungkin tidak diperlukan untuk memo satu halaman, tetapi mungkin membantu dengan dokumen panjang yang berisi informasi atau instruksi yang rumit. Tutup dengan berterima kasih kepada pembaca dan menawarkan bantuan Anda dalam menjawab pertanyaan atau menjelaskan konten memo. Dengan tidak adanya ringkasan, sertakan ringkasan singkat dalam paragraf penutup. Memberitahu pembaca jika isi memo itu rahasia.
Catat di akhir memo itu daftar lampiran yang disebutkan dalam memo itu. Gunakan kata-kata "Terlampir" atau "Terlampir" untuk menunjukkan daftar lampiran. Jangan sertakan lampiran yang tidak dirujuk dalam memo itu.
Tanda tangani memo itu. Penulis memo biasanya menginisialisasi atau menandatangani memo di bagian heading, di sebelah entri “Dari”. Memo formal mungkin memerlukan tanda tangan lengkap dan garis tanggal di akhir dokumen.
Kiat
-
Tinjau salinan memo perusahaan untuk mempelajari gaya dan pemformatan. Tanyakan apakah diperlukan persetujuan untuk mengirim memo.Verifikasi semua informasi faktual sebelum memasukkannya ke dalam memo. Minta seseorang untuk mengoreksi memo Anda.
