Sebagian besar perusahaan menyiapkan anggaran tahunan, juga biasa disebut sebagai rencana tahunan. Manajemen puncak, terutama CEO, bertanggung jawab untuk menyetujui anggaran akhir, yang kemudian menjadi buku pedoman untuk mengoperasikan perusahaan. Proses persetujuan kadang-kadang bisa memakan waktu lebih lama dari persiapan anggaran itu sendiri, karena keputusan sulit harus dibuat tentang memprioritaskan pengeluaran. Membuat keputusan ini membutuhkan banyak diskusi bolak-balik di antara tim manajemen.
Konsolidasi Anggaran
Di perusahaan yang cukup besar untuk memiliki departemen atau divisi, manajer unit fungsional ini bertanggung jawab untuk menyiapkan anggaran mereka sendiri, yang mereka serahkan ke departemen keuangan. Anggaran departemen dikonsolidasikan oleh staf keuangan untuk menciptakan anggaran bagi perusahaan secara keseluruhan. Proses penganggaran seringkali dimulai dengan manajemen puncak yang menyediakan pedoman bagi manajer divisi untuk digunakan, seperti asumsi tentang bagaimana lingkungan ekonomi di tahun mendatang. Apakah anggaran manajer disetujui atau tidak sering merupakan fungsi seberapa dekat ia mengikuti pedoman yang diberikan. Jika manajemen puncak berusaha menekan biaya, seorang manajer yang mengusulkan peningkatan pengeluaran 20 persen untuk departemennya kemungkinan besar perlu merevisi anggarannya.
Diperiksa oleh Staf Keuangan
Departemen keuangan melakukan peninjauan awal terhadap anggaran departemen. Mereka menganalisis pengeluaran yang diusulkan, atau dalam kasus departemen penghasil pendapatan, asumsi yang digunakan untuk menyiapkan ramalan pendapatan. Mereka mencari perbedaan yang signifikan dari anggaran tahun lalu. Tujuan mereka adalah memastikan setiap anggaran masuk akal dan dapat dicapai. Mereka juga ingin mengidentifikasi potensi pemotongan anggaran jika manajemen puncak memutuskan total pengeluaran yang diusulkan untuk perusahaan terlalu tinggi.
Ulasan oleh Manajemen Top
Manajemen puncak melihat anggaran yang dikonsolidasikan dan memutuskan apakah perkiraan pendapatan dan laba sesuai dengan tujuan yang mereka tetapkan untuk tahun mendatang. Jika laba yang diproyeksikan di bawah yang mereka harapkan, perusahaan perlu menentukan cara untuk menghasilkan pendapatan tambahan atau melakukan pemotongan belanja untuk meningkatkan laba garis bawah. Analisis yang diberikan oleh departemen keuangan sangat berguna dalam membantu mereka mengidentifikasi bidang-bidang yang perlu penjelasan lebih lanjut dari manajer divisi - atau biaya yang sepertinya terlalu tinggi dan dapat dipotong.
Diskusi dengan Manajer Divisi
Manajemen senior bertemu dengan masing-masing manajer divisi, kadang-kadang dengan anggota staf keuangan yang hadir, untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang permintaan anggaran yang diajukan manajer. Manajer divisi harus siap untuk membela permintaannya. Manajemen puncak harus mempertimbangkan konsekuensi dari pemotongan anggaran besar. Memotong pengeluaran pemasaran misalnya dapat memiliki efek buruk pada pendapatan masa depan. Manajemen puncak memiliki tugas yang sulit untuk memastikan setiap departemen memiliki sumber daya yang diperlukan untuk berfungsi secara efektif sambil menjaga total pengeluaran cukup rendah sehingga perusahaan dapat mempertahankan profitabilitas.
Membuat Keputusan yang Sulit
Seorang manajer departemen mungkin tidak senang dengan anggaran terakhirnya jika dia melihat manajemen puncak melakukan pemotongan yang signifikan. Tapi semoga manajemen puncak mengkomunikasikan alasan untuk keputusan sulit ini. Ketika proses persetujuan anggaran selesai, setiap manajer harus merasa diperlakukan dengan adil. Idealnya, dia merasa memiliki sumber daya yang cukup untuk mencapai tujuan departemennya dan sebagai hasilnya siap untuk memberikan upaya maksimal di tahun mendatang.
