Jika Anda seorang karyawan yang bersemangat dan Anda memperhatikan bahwa beberapa prosedur di tempat kerja Anda dapat ditingkatkan, Anda dapat mempertimbangkan untuk menulis proposal untuk memperkenalkan prosedur baru. Jenis surat lamaran (atau email) semacam ini dapat diklasifikasikan sebagai proposal internal. Menulis proposal internal sedikit berbeda dari menulis proposal eksternal. Karena Anda menulis kepada orang-orang yang bekerja di organisasi yang sama dengan Anda, Anda dapat menggunakan jargon internal Anda dan kurang peka menggunakan informasi rahasia.
Buat rencana untuk proposal Anda. Tentukan audiens kepada siapa Anda akan membahas proposal. Jika Anda ingin organisasi Anda memperkenalkan sistem akuntansi baru, misalnya, hubungi departemen akuntansi, mungkin kantor kepala akuntan. Juga, tentukan tujuan proposal Anda - implementasi sistem akuntansi tertentu, misalnya. Selain itu, tempatkan diri Anda pada posisi pembaca. Ini akan memungkinkan Anda untuk lebih memahami bagaimana Anda bisa meyakinkan audiens bahwa proposal Anda harus diterima.
Mulailah menulis proposal. Pada awalnya, jelaskan secara jelas dan jelas tujuan surat Anda. Misalnya, Anda dapat menulis, "Saya menulis surat ini untuk meminta Departemen Akuntansi mempertimbangkan penerapan sistem akuntansi ABC."
Jelaskan prosedur saat ini di organisasi Anda. Tampilkan ketidakefisienan dalam prosedur saat ini. Misalnya, sistem akuntansi saat ini mungkin terlalu memakan waktu untuk beroperasi. Selain itu, mungkin membuat kesalahan mahal.
Berikan deskripsi singkat tentang prosedur baru. Buat garis besar bagaimana mereka akan berbeda dari yang lama. Pertama, jelaskan proposal Anda hanya dalam beberapa kalimat. Setelah itu, berikan detail sebanyak mungkin yang diperlukan. Namun, buatlah surat lamaran singkat dan singkat.
Berikan argumen yang mendukung implementasi prosedur baru yang diusulkan. Tuliskan dengan jelas manfaat yang dapat dihasilkan oleh prosedur baru bagi organisasi. Kemungkinan manfaat dapat mencakup produktivitas yang lebih tinggi, kualitas barang atau jasa yang dihasilkan lebih baik, penghematan bahan baku yang lebih besar, dan peningkatan semangat kerja karyawan.
Cadangkan proposal Anda dengan dokumen apa pun, jika ada. Misalnya, prosedur baru mungkin telah diuji di tempat lain dalam organisasi Anda atau di industri Anda. Tandai semua dokumen pendukung dengan jelas dan tunjukkan artinya dalam teks surat proposal.
Berikan detail tentang bagaimana prosedur yang diusulkan dapat diterapkan di organisasi Anda. Jika Anda mengusulkan untuk memperkenalkan sistem akuntansi baru, implementasi dapat dilakukan secara bertahap. Untuk beberapa waktu, sistem baru dan lama dapat dioperasikan secara bersamaan. Setelah sistem baru diuji, sistem lama dapat dihapus.
Dapatkan orang lain untuk membaca surat proposal sebelum Anda mengirimkannya. Minta kritik. Diskusikan proposal dan identifikasi poin-poin di mana hal itu dapat ditingkatkan. Ubah beberapa kalimat dalam proposal agar lebih meyakinkan.
Kirimkan proposal Anda.
Kiat
-
Gunakan bahasa yang sederhana. Jika Anda perlu menggunakan istilah-istilah tertentu, berikan definisi mereka, kecuali Anda yakin bahwa orang yang membaca proposal itu mengenalnya. Juga, berikan preferensi untuk kalimat pendek yang jelas dan to the point.
