Peralatan kantor seringkali merupakan salah satu biaya terbesar dari bisnis apa pun. Biaya ini diperparah oleh kenyataan bahwa peralatan akan aus atau rusak. Menulis proposal terperinci yang menguraikan kebutuhan perusahaan dan secara resmi meminta agar peralatan dibeli dari anggaran perusahaan adalah salah satu cara untuk mengganti barang-barang ini. Proposal tertulis memungkinkan beberapa karyawan untuk mendapatkan informasi terkini tentang kebutuhan perusahaan dan membuat keputusan berdasarkan informasi penting, seperti biaya peralatan dan manfaatnya bagi perusahaan.
Mengevaluasi kebutuhan. Sebagian besar perusahaan telah merinci anggaran yang pasti tentang apa yang dapat mereka beli, dan kapan. Tentukan kebutuhan sebenarnya perusahaan dengan mempelajari setiap peralatan dan bertanya apakah itu bisa diperbaiki, apakah akan bertahan enam bulan hingga satu tahun, atau apakah akan lebih mahal untuk diperbaiki versus diganti. Barang apa pun yang dapat diperbaiki atau yang akan bertahan lebih lama harus ditandai dari daftar peralatan baru yang diminta.
Tentukan keuntungan perusahaan. Apa yang akan dihemat perusahaan jika peralatan diganti sekarang? Apa untungnya? Jika Anda mengganti printer desktop dengan printer bisnis mandiri yang dapat mencetak banyak salinan dalam waktu singkat, daftarkan ini sebagai keuntungan, karena menghemat waktu bermanfaat. Sangat jelas dan singkat dalam menjelaskan apa yang akan dibawa oleh setiap peralatan kepada perusahaan.
Cari peralatan baru. Ketahui dan daftarkan harga, spesifikasi, tipe model, pengecer dan produsen untuk setiap peralatan yang Anda minta. Ketahui penjual mana yang memiliki barang dengan harga terendah dan yang dekat dengan lokasi Anda atau yang memiliki pengiriman gratis. Ketahui juga kelemahan atau masalah yang mungkin secara umum terkait dengan peralatan.
Tulis rancangan proposal Anda yang kasar, termasuk bagian untuk pengantar atau ringkasan eksekutif, tujuan atau sasaran, kebutuhan perusahaan, keuntungan atau keuntungan perusahaan, dan biaya. Mungkin juga membantu untuk membuat daftar jangka waktu yang layak untuk pembelian. Tidak semua peralatan perlu dibeli segera.
Ketik proposal Anda, perhatikan pemformatan. Pastikan semua judul dicetak tebal dan disusun dengan rapi. Periksa ejaan pekerjaan Anda menggunakan alat periksa ejaan komputer dan dengan membaca proposal sendiri. Untuk memastikan Anda tidak kehilangan apa pun, sisihkan proposal Anda selama beberapa jam atau hari, dan kemudian baca kembali sekali lagi.
Peringatan
Usahakan permintaan Anda masuk akal - jika bisnis Anda benar-benar tidak membutuhkan model peralatan industri yang besar, jangan cantumkan.
Jujurlah dalam evaluasi Anda terhadap peralatan saat ini. Pembaca proposal Anda harus bisa mempercayai pendapat Anda.
