Proposal katering meringkas menu dan istilah yang telah Anda dan klien Anda bahas. Ini adalah langkah awal untuk membuat kontrak katering, yang memperkuat dan memformalkan informasi ini. Sementara kontrak katering mengikat secara hukum, proposal katering adalah dokumen eksplorasi dan dapat dimodifikasi melalui negosiasi tambahan. Meskipun kontrak katering bukan versi final dari menu dan ketentuan, ini masih merupakan dokumen serius yang harus memiliki informasi terbaru dan berguna.
Bicaralah dengan Klien
Jadwalkan percakapan awal dengan klien untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menulis proposal katering. Tanyakan tentang menu, anggaran, dan persyaratan lain seperti apakah hidangan akan disantap atau disajikan sebagai prasmanan. Buat daftar periksa sebelum melakukan percakapan ini sehingga Anda dapat percaya diri untuk membahas pangkalan Anda. Tujuan diskusi ini bukan untuk menentukan menu atau pengaturan akhir, tetapi untuk mempelajari sebanyak mungkin tentang kebutuhan klien potensial sehingga Anda dapat mengatasinya dalam proposal Anda. Anda dapat melakukan percakapan ini melalui email juga. Ini juga merupakan kesempatan yang baik untuk mengklarifikasi apa yang tidak dapat Anda lakukan, jadi jika pelanggan menginginkan sesuatu di luar ruang lingkup layanan Anda seperti air mancur coklat atau patung es, Anda dapat menghemat waktu dan upaya Anda berdua untuk menghabiskan waktu pada proposal yang jelas bukan pemula.
Buat Proposal Menu
Berdasarkan percakapan Anda, buat konsep proposal menu. Jika klien Anda kedengarannya gelisah dan tidak terlalu tertarik dengan detailnya, hadirkan hanya satu atau dua opsi untuk kemungkinan menu. Jika klien bersemangat tentang makanan dan bertanya tentang bumbu dan bahan-bahan, sertakan lebih banyak opsi dan informasi. Jika klien menyatakan keprihatinan tentang anggaran, sertakan beberapa opsi penetapan harga yang menunjukkan apa yang dapat Anda lakukan dengan harga minimum dan apa yang dapat Anda lakukan dengan sedikit uang tambahan. Anda dapat menyajikan informasi ini sebagai paket menu yang mungkin, atau sebagai hidangan tanpa embel-embel dengan kemungkinan add-on.
Misalnya, jika klien Anda menginginkan taco bar, Anda bisa menawarkan opsi dasar untuk $ 10 per kepala dengan nasi, kacang, kol, salsa, keju, dan satu protein. Opsi tingkat menengah dapat menghasilkan $ 15 per ekor dengan protein tambahan dan sayuran panggang. Dan opsi deluxe bisa memiliki protein ketiga, guacamole dan beberapa pilihan keju dan salsa seharga $ 19 per ekor. Sebagai alternatif, Anda bisa menawarkan lasagna vegan dengan salad hijau seharga $ 15 per ekor atau lasagna dengan daging sapi yang diberi makan rumput dan salad seharga $ 20 per ekor.
Biaya tenaga kerja
Biaya tenaga kerja Anda harus sama dengan tidak lebih dari 33 persen dari harga yang Anda kutip untuk pelanggan. Termasuk biaya produksi untuk menyiapkan makanan di luar lokasi. Nyatakan secara eksplisit dalam proposal Anda apakah harga menu yang disarankan juga termasuk biaya pengaturan, kerusakan, dan layanan. Jika biaya ini tidak termasuk, keluarkan secara terpisah per jam atau oleh tugas, metode mana pun yang paling masuk akal. Jika Anda mencantumkan biaya per jam, berikan perkiraan berapa lama Anda mengharapkannya. Cobalah untuk mengantisipasi variabel yang dapat memengaruhi waktu keseluruhan. Misalnya, jika Anda harus naik feri untuk sampai ke venue, waktu feri mungkin tidak sesuai dengan waktu makan sehingga Anda akan menghabiskan waktu ekstra menunggu.
Piring dan Taplak Meja
Termasuk biaya sewa hidangan jika Anda perlu menyewa piring dan taplak meja. Anda dapat memilih untuk menyediakan ini dengan biaya atau Anda dapat menambahkan markup. Apa pun itu, jadilah transparan dan pastikan untuk memasukkan jam kerja ekstra untuk menangani piring, berdasarkan apakah Anda harus mengikis atau mencuci mereka. Jika Anda memberikan piring kertas, garpu, dan serbet, tentukan apakah mereka sudah termasuk dalam harga atau apakah ada biaya tambahan untuk itu. Jika Anda perlu menyewa peralatan seperti chafer, pendingin dan guci kopi, sertakan juga harga-harga ini dalam proposal, bersama dengan penambahan apa pun yang masuk akal untuk bisnis Anda.
Ketentuan
Masukkan informasi dalam kontrak katering Anda tentang bagaimana pelanggan akan membayar. Anda dapat meminta deposit setelah menandatangani kontrak, untuk mengunci tanggal dan membantu Anda membayar bahan-bahan. Setoran ini dapat berupa jumlah yang ditetapkan atau persentase dari perkiraan awal. Tentukan juga kapan Anda membutuhkan informasi final tentang jumlah karyawan, dan kapan Anda membutuhkan pembayaran akhir.
