Bergantung pada ukuran acara, perencanaan proyek acara memerlukan investasi waktu dan uang. Kunci keberhasilan perencanaan suatu acara adalah memiliki keterampilan organisasi yang kuat atau merekrut tim yang berpengetahuan. Contoh proyek acara adalah lokakarya, debat dan promosi.
Bangun tim. Setiap anggota tim harus memiliki keterampilan organisasi dan komunikasi yang kuat, serta tersedia untuk pertemuan pembaruan perkembangan rutin.
Buat daftar yang harus dilakukan dengan tenggat waktu. Daftar periksa ini harus mencakup semua tugas yang perlu dilakukan untuk proyek acara. Tetapkan setiap tugas kepada anggota tim. Bergantung pada jenis acara dan kompleksitasnya, gunakan perangkat lunak manajemen proyek atau spreadsheet untuk tetap teratur. Misalnya, jika menggunakan spreadsheet Anda dapat memiliki satu kolom menjadi tugas, selanjutnya adalah kepada siapa kolom itu ditugaskan dan kemudian batas waktunya. Termasuk dalam daftar periksa adalah barang-barang seperti mempekerjakan vendor, memesan persediaan khusus, memesan lokasi, memesan penerbangan pembicara, mengatur katering, inisiatif pemasaran dan promosi yang perlu dilakukan.
Pantau kemajuan. Verifikasi dengan anggota tim secara teratur bahwa mereka sesuai jadwal untuk menyelesaikan tugas dan bahwa Anda mengetahui sesuatu yang luar biasa. Jika menggunakan perangkat lunak manajemen proyek atau spreadsheet, perbarui dengan kemajuan masing-masing anggota.
Siapkan anggaran. Anggaran harus mencakup biaya yang diantisipasi, dan memiliki kelonggaran untuk pengeluaran yang tidak terduga. Bersikap realistis dalam hal biaya dan pastikan setiap anggota tim mengetahui anggaran apa yang harus dipenuhi. Jika seorang anggota tim harus melebihi anggaran untuk suatu item dalam daftar, maka minta mereka melaporkan kepada Anda terlebih dahulu untuk persetujuan sebelumnya.
