Pencairan uang tunai adalah bagaimana suatu organisasi, seperti bisnis atau lembaga pemerintah, mengatur penggunaan dana. Pencairan dilakukan untuk berbagai bidang bisnis atau akun yang berbeda yang diatur untuk manfaat karyawan dan penggunaan lainnya. Organisasi mengembangkan kontrol internal, atau peraturan dan regulasi yang dibuat sendiri, untuk menyalurkan uang dengan cara ini. Kontrol internal semacam itu biasanya diperlukan agar organisasi dapat beroperasi, tetapi mereka datang dengan kelemahan yang melekat yang harus diperhatikan oleh para pemimpin organisasi.
Kontrol yang Tidak Benar
Kontrol internal dibuat dan diputuskan oleh bisnis, biasanya oleh dewan direksi untuk sebuah perusahaan tetapi oleh para pemimpin di semua jenis organisasi. Keputusan ini tidak selalu tepat. Kontrol dapat terlalu longgar di beberapa area, menyebabkan masalah keamanan, dan terlalu ketat di area lain, yang menyebabkan penundaan pendanaan yang memakan waktu dan tidak tepat. Ini adalah salah satu alasan organisasi dapat memutuskan untuk mengaudit secara khusus untuk kontrol internal, untuk mendapatkan pendapat dari luar.
Kontrol Hilang dan Keadaan Tertentu
Jika kontrol internal tidak diatur oleh otoritas luar, ada juga kemungkinan beberapa kontrol yang diperlukan dapat dilewati. Sebagai contoh, sebuah organisasi mungkin memiliki kontrol terperinci untuk pencairan uang tunai untuk proyek-proyek bisnis normal, tetapi mungkin bingung ketika menyangkut pencairan untuk program hibah baru hanya karena aturan belum dibuat untuk keadaan itu. Bintik-bintik buta seperti itu dapat menyebabkan masalah di masa depan dengan kontrol yang tidak memadai.
Akuntabilitas
Akuntabilitas mengacu pada keamanan kontrol internal dan kemampuannya untuk menahan kesalahan dan penyalahgunaan. Ketika berhadapan dengan pencairan uang tunai dalam jumlah besar, penggelapan dan pencurian atau penipuan lainnya adalah suatu kemungkinan. Kontrol internal yang memiliki sistem pelacakan yang salah (seperti tidak adanya login ke sistem) atau masalah lain memiliki fungsi akuntabilitas yang buruk. Mereka menciptakan celah yang dapat menyebabkan perusahaan kehilangan uang melalui perilaku yang tidak bermoral.
Masalah Adaptasi Berkelanjutan
Pencairan uang tunai jarang dilakukan dengan cara yang sama untuk seluruh kehidupan organisasi. Sistem dan proses persetujuan berubah dengan bentuk organisasi dan dengan perkembangan teknologi baru. Langkah-langkah keamanan dapat mengubah saluran melalui mana uang tunai bergerak. Peraturan pemerintah yang baru dapat menambah langkah. Tetapi kontrol internal mungkin tidak berubah dengan cepat, meninggalkan organisasi tertinggal ketika mencoba memenuhi persyaratan baru dengan strategi yang sudah ketinggalan zaman.
