Ketika Anda menjalankan bisnis apa pun, pemangku kepentingan, manajer, dan pelanggannya akan mengharapkan efisiensi, keandalan, dan keamanan. Ini terutama berlaku untuk transaksi keuangan. Kontrol internal memastikan semua proses bisnis atau organisasi memenuhi tuntutan ini. Namun, penting untuk mengidentifikasi kelemahan dalam pengaturan kontrol internal Anda. Ada beberapa cara untuk mengetahui kekurangan ini dan informasi tersedia untuk membantu Anda. Komisi Sekuritas dan Pertukaran, misalnya, telah menerbitkan pedoman untuk memantau kontrol internal.
Katalog semua prosedur kontrol internal Anda. Ini akan mencakup mendokumentasikan transaksi keuangan, desain dan pengujian produk, prosedur pembelian dan audit internal. Ketahui persis apa yang Anda hadapi sebelum Anda memeriksa prosedur lebih lanjut. Cobalah untuk mengidentifikasi bagian-bagian dari perusahaan atau organisasi yang mungkin lebih berisiko daripada yang lain. Juga nilai desain kontrol Anda. Ini biasanya mencakup dokumentasi, organisasi, pemisahan tugas, umpan balik, dan pelatihan.
Lakukan penilaian risiko untuk semua prosedur kontrol Anda. Identifikasi kegagalan yang paling mungkin terjadi dalam bisnis atau organisasi Anda. Penilaian risiko biasanya berupa tabel. Setiap risiko baru dimasukkan ke dalam barisan. Untuk memeriksa risiko, tambahkan sejumlah kolom yang menunjukkan apa yang salah, mengapa, siapa yang bertanggung jawab atas proses khusus itu, siapa yang memeriksanya, solusi dan kapan orang yang bertanggung jawab mengambil tindakan.
Melakukan audit internal. Ini akan mencakup persediaan stok dan aset, rekonsiliasi tunai dan hutang dagang. Rekonsiliasi tunai berarti jumlah uang tunai cair yang dimiliki oleh perusahaan benar jika dibandingkan dengan pendapatan dan pengeluaran. Hutang akun audit berarti memeriksa bahwa semua pembayaran dilakukan kepada perusahaan atau individu yang benar. Ini harus direferensikan silang dengan semua laporan keuangan baik internal (rekening departemen) dan eksternal (bank).
Mendidik staf tentang proses dan metode kontrol internal modern. Kontrol internal, seperti banyak aspek bisnis lainnya, terus berkembang. Beri tahu karyawan Anda tentang segala perubahan dan jaga agar mereka terlatih. Kurangnya pengetahuan dan pelatihan adalah alasan utama kegagalan pengendalian internal. Uji pengetahuan pekerja dan mengadakan sesi peninjauan selama pelatihan staf.
Monitor staf kontrol internal Anda. Penilaian risiko biasanya dibuat oleh mereka yang melakukan kontrol internal. Memantau atau melakukan inspeksi eksternal memungkinkan pihak ketiga untuk mengidentifikasi kemungkinan kelemahan yang telah dilewatkan oleh orang atau tim. Ini dapat berkisar dari proses itu sendiri hingga pengawasan mereka yang mengendalikannya. Perusahaan audit eksternal biasanya melakukan inspeksi semacam itu. Sebagian besar bisnis memiliki hubungan dengan auditor eksternal tepercaya.
Periksa umpan balik pelanggan dan pemangku kepentingan. Apakah ada keluhan umum? Apakah ada pelanggaran kontrol internal? Misalnya, jika sejumlah pelanggan melaporkan kegagalan produk yang sama, seperti tombol yang salah, Anda dapat bekerja mundur melalui prosedur perusahaan Anda untuk menemukan masalahnya. Ini biasanya berarti meninjau, dalam urutan terbalik, pengiriman, perakitan, pembuatan, pengujian, dan desain.
Lihatlah laporan departemen. Apakah ada area perusahaan yang memburuk atau tidak membaik seperti yang diharapkan? Masalah seperti itu mungkin disebabkan oleh faktor-faktor lain tetapi mungkin juga menandakan beberapa jenis kegagalan kontrol internal. Setiap departemen dapat mengendalikan dan memantau apa yang dilakukannya; tetapi laporan departemen perlu diikat bersama untuk mencerminkan bisnis secara keseluruhan. Periksa apakah masing-masing departemen memiliki mekanisme yang cukup kuat bagi stafnya untuk melaporkan kelemahan kontrol.
