Tujuan penting dari setiap sistem kontrol internal adalah menjaga aset. Karena proses penggajian memengaruhi sumber daya manusia dan keuangan, masalah atau kelemahan dalam pengendalian internal penggajian bisa mahal. Mengenali risiko yang melekat pada proses penggajian, memahami potensi dampaknya dan mengetahui cara mengatasinya dapat menghasilkan pencegahan kerugian yang signifikan dari waktu ke waktu.
Risiko
Risiko dalam proses penggajian termasuk masalah pelaporan keuangan, seperti meremehkan penggajian dan kewajiban terkait manfaat karyawan atau kesalahan klasifikasi biaya tenaga kerja antara biaya pokok penjualan (COGS) dan biaya penjualan, umum dan administrasi (SG&A). Efisiensi operasional dapat dikompromikan dengan membayar hantu atau karyawan yang diberhentikan (biasanya akibat kolusi) dan dengan menggunakan tingkat upah dan gaji yang salah. Kepatuhan terhadap peraturan dikompromikan melalui pelanggaran hukum upah dan jam federal dan negara bagian atau pelanggaran peraturan Internal Revenue Service (IRS) terkait dengan karyawan versus kontraktor independen.
Dampak
Dampak keuangan, reputasi, dan hukum potensial dari masalah penggajian sangat bervariasi tergantung pada waktu, ukuran dan sifatnya. Memahami dampak suatu peristiwa bisa penting dalam mengetahui bagaimana mengatasinya dengan tepat. Bisnis harus mempertimbangkan hal berikut: Kesalahan pelaporan keuangan dapat meningkatkan biaya audit eksternal. Data keuangan yang salah dapat mengakibatkan keputusan manajemen yang buruk dan dapat berdampak negatif bagi investor dan pemangku kepentingan lainnya, seperti kreditor. Pembayaran kepada karyawan hantu dan tingkat pembayaran yang salah dapat berdampak negatif terhadap likuiditas dan meningkatkan beban pajak. Pelanggaran hukum upah dan jam atau peraturan IRS dapat mengakibatkan denda yang signifikan, biaya hukum, tingkat pergantian karyawan yang lebih tinggi dan hilangnya reputasi.
Mitigasi
Anda dapat mengurangi kemungkinan atau dampak dari masalah penggajian jika Anda menerapkan kontrol penggajian yang kuat. Namun, manfaat dari penerapan kontrol penggajian tidak boleh melebihi biaya. Rekening penggajian dan data penggajian yang teratur dan tepat waktu ke buku besar dan data pemroses pihak ketiga, pengiriman file, dan catatan lainnya dapat mencegah atau mendeteksi salah saji keuangan. Tinjauan klasifikasi pekerja antara biaya langsung dan tidak langsung dapat membantu mengidentifikasi masalah klasifikasi. Pemisahan tugas antara entri data penggajian, pemrosesan dan otorisasi pembayaran dan personel pelepas sangat ideal tetapi bisa sulit di perusahaan kecil dengan sumber daya terbatas. Tinjauan manajemen tingkat yang lebih tinggi, persetujuan dan komunikasi tarif upah, perubahan tarif, promosi personil, perubahan pekerjaan, dan pemutusan hubungan kerja mungkin sesuai jika pemisahan tugas tidak efektif dari segi biaya. Program pelatihan manajemen dan pengawas yang tepat untuk masalah hukum dan SDM dapat membantu meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan.
Pemantauan
Sistem kontrol internal apa pun dapat menjadi tidak efektif seiring berjalannya waktu karena personel dan proses bisnis berubah melalui pertumbuhan atau melalui manajemen prosedur kontrol yang tidak tepat. Lakukan penilaian berkala terhadap risiko potensial, dan tinjau desain dan efektivitas kontrol penggajian untuk memastikan bahwa risiko itu tetap relevan dan hemat biaya.
