Surat bisnis sering disimpulkan dengan memasukkan inisial referensi. Inisial ini dirancang untuk berfungsi sebagai referensi mengenai penulis surat, penandatangan dan pengetik. Banyak perusahaan memerlukan penggunaan inisial referensi pada semua surat bisnis; yang lain tidak.
Penempatan
Bagian terakhir dari surat bisnis didedikasikan untuk referensi inisial. Inisial ini selalu ditempatkan di bagian bawah huruf, dua baris di bawah blok tanda tangan dan disejajarkan dengan margin kiri. Mungkin ada satu atau lebih set inisial referensi.
Detail
Singkatan-singkatan ini digunakan untuk tujuan referensi, jadi memahami urutan inisial penting bagi pembaca surat; mungkin ada satu, dua atau tiga set inisial. Penandatangan inisial huruf ditempatkan terlebih dahulu, dalam semua huruf besar, diikuti dengan tanda garis miring (/) atau titik dua (:). Setelah itu, inisial penulis ditulis, lagi dalam semua huruf kapital diikuti dengan garis miring atau titik dua. Para pengetik inisial selalu ditempatkan terakhir dan harus huruf kecil.
Tujuan
Referensi inisial digunakan sebagai cara merekam siapa yang menulis menandatangani dan mengetik dokumen. Inisial ini menawarkan cara bagi bisnis untuk menyelidiki masalah terkait surat yang dikirim perusahaan. Jika terjadi kesalahpahaman dalam surat, pembaca mungkin menemukan bahwa orang yang menulis surat itu berbeda dari orang yang menandatanganinya; penulis mungkin telah kehilangan elemen-elemen penting yang ditanda tangani penandatangan surat dalam dokumen.
Elemen Surat Bisnis
Ketika perusahaan menulis surat bisnis, itu termasuk elemen standar tertentu. Sebagian besar perusahaan menulis surat bisnis pada alat tulis kop surat mereka. Sang juru ketik menulis tanggal, alamat penerima dan salam. Setelah ini, juru ketik menulis isi surat, penutup dan termasuk blok tanda tangan; inisial referensi dianggap sebagai bagian dari blok tanda tangan. Unsur-unsur lain yang sering dimasukkan dalam surat bisnis adalah garis referensi, yang menyatakan tujuan surat itu atau apa kaitannya, atau garis perhatian, yang memastikan dokumen mencapai orang yang tepat.
