Struktur organisasi pengadaan berkisar dari satu orang dengan tanggung jawab untuk membeli ke departemen terpusat besar atau organisasi terdesentralisasi dengan para profesional pengadaan yang bekerja di lokasi atau unit bisnis yang terpisah. Mendapatkan struktur yang tepat adalah penting, karena pengadaan biasanya merupakan setengah dari pengeluaran organisasi, menurut Referensi untuk Bisnis. Ini juga memainkan peran penting dalam strategi kompetitif perusahaan.
Tanggung Jawab Pembelian Individual
Dalam memulai atau bisnis kecil, satu orang seperti direktur keuangan dapat mengambil tanggung jawab untuk pengadaan. Sebagai alternatif, anggota individu dari tim manajemen, seperti manajer produksi, manajer kantor atau manajer pemasaran, dapat membeli produk atau layanan untuk memenuhi persyaratan departemen mereka sendiri. Dalam skenario ini, perusahaan tidak akan memiliki prosedur pembelian yang konsisten dan tidak memiliki daya beli untuk menegosiasikan penawaran yang lebih baik dari kelompok pemasok yang terfragmentasi.
Departemen pembelian
Seiring pertumbuhannya, perusahaan dapat menunjuk seorang manajer pengadaan dengan kualifikasi profesional. Perusahaan juga dapat merekrut satu atau lebih asisten pembelian jika skala pengadaan bertambah. Manajer atau tim bertanggung jawab untuk membeli persediaan untuk semua departemen, mendiskusikan persyaratan mereka, mengidentifikasi pemasok dan memproses pesanan. Dengan mengoordinasikan pengadaan, perusahaan dapat melakukan pemesanan lebih besar dengan pemasok pilihan. Ini mungkin dapat menegosiasikan harga yang lebih rendah dan menerapkan standar kualitas yang konsisten pada pemasok.
Struktur Pembelian Terpusat
Perusahaan dengan sejumlah lokasi, divisi operasi atau unit bisnis memiliki pilihan operasi struktur terpusat atau desentralisasi. Dalam model terpusat, satu departemen pengadaan bertanggung jawab untuk membeli atas nama perusahaan. Departemen, yang dapat terdiri dari direktur pembelian, manajer dan asisten, memberlakukan kebijakan dan prosedur standar di seluruh organisasi dengan tujuan mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi pembelian dan mencapai kualitas yang konsisten. Untuk meningkatkan layanan ke lokasi yang berbeda, departemen dapat menunjuk spesialis yang bertanggung jawab untuk membeli kategori pasokan tertentu.
Struktur Pengadaan Terdesentralisasi
Dalam model desentralisasi, perusahaan mendelegasikan otoritas pembelian ke lokasi dan divisi. Manajer pengadaan dan asistennya membeli persediaan untuk kebutuhan lokal, meskipun mereka dapat menerima dukungan dari unit pusat yang kecil. Sementara struktur yang terdesentralisasi memberikan otonomi dan mengurangi kemacetan, hal itu dapat menyebabkan inefisiensi pembelian, standar yang tidak konsisten dan peningkatan biaya pengadaan secara keseluruhan.
Model Sumber Strategis
Perusahaan yang membutuhkan pasokan penting seperti komponen teknik penting atau ingin menyelaraskan kualitas di berbagai pemasok telah beralih dari praktik pengadaan tradisional ke hubungan jangka panjang dengan mitra pemasok strategis. Anggota tim pengadaan yang bertanggung jawab untuk sumber strategis fokus pada pasokan kritis, menyerahkan pembelian pasokan komoditas kepada anggota tim lainnya. Tim sumber strategis menempatkan kontrak pasokan jangka panjang dan bekerja sama dengan mitra pemasok untuk menekan biaya, menyelaraskan kualitas dan tingkat produksi, dan melakukan proyek pengembangan produk bersama.
