Proposal teknis adalah salah satu tugas terpenting dalam bisnis atau penulisan teknis. Proposal yang ditulis dengan baik dapat menjamin organisasi Anda klien penjualan baru, proyek besar, atau memberikan dana untuk penelitian atau kegiatan lainnya. Bagi banyak organisasi, proposal teknis yang efektif sangat penting untuk kesuksesan mereka yang berkelanjutan.
Item yang Anda butuhkan
-
Permintaan proposal (RFP)
-
Perangkat lunak pengolah kata
Pelajari dengan seksama permintaan proposal, atau RFP. Banyak organisasi mengirimkan RFP ketika mereka menginginkan proposal untuk suatu produk atau layanan. RFP berisi pedoman tentang apa yang harus dicakup oleh proposal, serta kapan dan kepada siapa proposal harus diserahkan. Proposal yang baik tidak boleh menyimpang dari pedoman dalam RFP. Sayangnya, beberapa RFP tidak jelas, menawarkan sedikit panduan. Ini khususnya bermasalah ketika Anda mencoba mengembangkan perkiraan biaya dalam proposal Anda. Langkah 4 akan menawarkan saran untuk mengatasi RFP yang tidak jelas atau tidak jelas.
Rencanakan proposal Anda sebelum Anda menulisnya. Seringkali Anda mungkin tidak tahu lagi tentang klien atau sumber pendanaan daripada apa yang ada dalam RFP. Kerjakan pekerjaan rumah Anda dan pelajari apa saja tentang organisasi dan pembuat keputusannya. Kemudian luangkan waktu untuk bertukar pikiran tentang kebutuhan organisasi. Proposal yang menunjukkan sedikit atau tidak ada pemahaman tentang kebutuhan klien sering kali dihasilkan dari menulis terlalu cepat tanpa meluangkan waktu untuk memikirkan klien.
Buat konsep proposal Anda. Variabel seperti ukuran dan ruang lingkup proyek, serta klien potensial yang akan menerima proposal Anda, akan menentukan panjang dan format. Dalam beberapa situasi, proposal seperti memo lebih pendek sesuai. Situasi lain, seperti proyek besar atau proposal hibah yang dikirim ke organisasi besar, akan meminta proposal yang lebih panjang yang ditulis seperti laporan teknis formal.
Sertakan dalam tubuh proposal Anda jadwal untuk barang atau tugas yang dapat dikirim dan perkiraan biaya. Ikuti spesifikasi dalam RFP. Jika RFP tidak jelas, ada sejumlah cara Anda dapat mengatasinya. Satu saran adalah menawarkan kepada calon klien Anda serangkaian opsi yang dapat dipilih. Alternatifnya adalah membuat asumsi sendiri dan menentukannya dalam proposal. Ketiga, Anda dapat menghubungi klien potensial dan mengajukan banyak pertanyaan. Banyak klien akan menghargai ini, karena itu menunjukkan bahwa Anda peduli dengan proyek.
Atur proposal sedemikian rupa untuk menarik perhatian pembaca dan fokuskan mereka pada poin-poin utama. Mulailah dengan abstrak yang merangkum proposal Anda. Perluas rinciannya, termasuk biaya, di bagian utama proposal. Akhiri dengan kesimpulan yang menekankan manfaat memilih perusahaan Anda. Buat ringkasan, ringkasan, dan kesimpulan tetap ringkas dan sebebas mungkin dari jargon teknis sehingga dapat diakses oleh semua pembaca, terlepas dari pengetahuan teknis. Selesaikan detail teknis di badan proposal.
Edit dan format proposal Anda, pastikan tidak ada kesalahan dan dokumen itu mudah dibaca. Tekankan bagaimana proyek Anda akan melayani kebutuhan klien. Pertimbangkan untuk menjelaskan kualifikasi personel kunci untuk proyek yang Anda usulkan. Gunakan daftar (baik dengan poin atau angka) untuk menyoroti poin kunci. Gunakan judul dan subjudul untuk memecah blok teks yang besar.
Kiat
-
Format proposal Anda dengan pendekatan "abstrak, tubuh, kesimpulan," atau ABC.
Tetapkan kebutuhan untuk apa yang diusulkan.
Jadilah realistis dalam perkiraan biaya dan jadwal Anda.
Fokuskan perhatian pada kesimpulan - ini adalah kesempatan Anda untuk membuat kesan abadi.
Pastikan informasi biaya mudah ditemukan, karena pembaca akan mencarinya.
