Salah satu bentuk komunikasi yang umum dalam bisnis dan sains adalah penulisan laporan. Menulis laporan bisnis dan teknis memerlukan keterampilan menulis dan organisasi, kemampuan penelitian, dan kemampuan untuk menginterpretasikan data dan menyajikannya dengan cara yang dapat dihargai oleh para ahli, tetapi orang awam dapat mengerti. Laporan bisnis dan teknis memiliki banyak elemen yang sama, oleh karena itu, perbedaan utama antara laporan bisnis dan laporan teknis umumnya adalah pokok permasalahannya.
Tentukan audiens Anda dan bagaimana bisnis Anda dan informasi teknis akan disebarluaskan. Baik Anda menulis untuk sekelompok ahli atau berbagi keahlian bisnis Anda dengan sekelompok siswa, mengetahui audiens Anda akan membantu dalam membangun laporan yang informatif dan diterima dengan baik. Putuskan apakah laporan Anda hanyalah bentuk komunikasi tertulis atau presentasi multimedia. Jika Anda telah menggunakan teknologi yang menguntungkan presentasi, tentu saja sertakan bagan, slide, video, atau cara lain untuk mengilustrasikan beberapa poin dari laporan Anda.
Melakukan penelitian tentang jenis laporan bisnis dan laporan teknis. Tinjau laporan sampel dan templat agar terbiasa dengan jenis informasi yang diharapkan dalam komunikasi bisnis Anda sendiri.
Buat garis besar topik Anda dan sertakan subtopik untuk membantu proses penelitian. Persiapkan garis besar untuk menjaga fokus Anda pada setiap bagian dan membantu Anda menghindari berkelok-kelok, yang dapat menghasilkan presentasi yang tidak teratur. Laporan bisnis atau teknis yang khas mencakup bagian-bagian berikut: pengantar; kualifikasi dan latar belakang topik; data penelitian; kesimpulan; dan pertimbangan masa depan.
Buat konsep bagian substantif pertama dari bisnis atau laporan teknis Anda. Mulailah dengan menjelaskan kualifikasi, minat, dan alasan Anda mengapa informasi Anda berharga. Jelaskan bagaimana audiens Anda dapat memanfaatkan informasi Anda atau bagaimana data Anda harus ditafsirkan. Anda tidak memberi tahu audiens Anda bagaimana memahami temuan Anda atau bagaimana membentuk opini tentang laporan Anda. Sebaliknya, laporan Anda harus dimulai dengan konteks informasi Anda. Misalnya, jika Anda menulis tentang tren tempat kerja mengenai telecommuting, jelaskan bagaimana perusahaan dapat menggunakan temuan Anda untuk merumuskan pengaturan telecommuter.
Kumpulkan temuan dan data penelitian. Mengorganisir penelitian Anda sangat penting karena audiens Anda akan mempertanyakan keahlian Anda jika Anda menyajikan temuan yang tidak dapat diandalkan, ketinggalan zaman atau tidak valid. Pastikan data Anda sangat relevan dengan topik Anda dan restrukturisasi dengan cara yang bisa dimengerti.Kecuali jika audiens Anda hanya terdiri dari para ahli dengan pengetahuan mendalam tentang jargon teknis dan bisnis, jaga agar penelitian Anda tetap sederhana. Gantikan jargon dengan istilah-istilah yang akrab bagi orang awam, dan rangkum penelitian Anda dengan cara yang menarik.
Persiapkan diskusi tentang temuan Anda, termasuk kesimpulan Anda dan saran cara untuk memasukkan laporan Anda ke dalam proses bisnis atau teknis. Tanpa terputus-putus, ungkapkan temuan Anda dengan cara yang inovatif dan kreatif. Laporan bisnis dan teknis terkadang memiliki reputasi tenang dan konservatif. Anda dapat menginspirasi penggunaan kreatif laporan Anda dengan menunjukkan data yang dapat digunakan audiens yang berpikiran maju.
Rakit bagian-bagian dokumen Anda dalam urutan logis. Tulis pengantar singkat setelah Anda menyelesaikan setiap bagian - seringkali lebih mudah untuk membuat pengantar setelah Anda memiliki kesempatan untuk meninjau keseluruhan draft Anda. Pendahuluan Anda harus singkat - tujuan dari pengantar Anda adalah hanya untuk memberikan audiens Anda dengan sekilas tentang topik laporan bisnis atau teknis Anda.
Berikan waktu pada diri Anda untuk memperbaiki dan mengedit laporan Anda. Sebaiknya kesampingkan laporan itu dan kembalilah satu atau dua hari kemudian dengan pandangan baru. Jika memungkinkan, mintalah seorang kolega untuk meninjau draf Anda. Masukkan saran yang Anda rasa menambah kredibilitas dan kegunaan informasi Anda.
