Jika Anda pernah membaca manual untuk merakit atau mengoperasikan pembelian baru dan berjalan lebih bingung daripada ketika Anda mulai, Anda tidak sendirian. Menulis teknis bisa jadi sulit bahkan untuk profesional yang paling berpengalaman sekalipun. Namun, ketika menulis laporan teknis, penting untuk memasukkan materi pelajaran yang terkait, jelas dan singkat, dan atur informasi Anda sehingga pembaca dapat dengan mudah memahaminya.
Memilih Materi Subjek
Orang-orang umumnya menulis laporan teknis ketika mereka telah melakukan semacam penelitian dan perlu mempresentasikan hasilnya kepada khalayak tertentu. Penelitian ini dapat berupa penelitian lapangan - survei, wawancara dan observasi - atau penelitian buku. Terlepas dari jenis penelitian yang telah Anda lakukan, Anda tidak akan dapat membagikan semua informasi yang Anda kumpulkan. Dalam “Some Advice on Writing a Technical Report,” Alan Sherman dari University of Maryland, Baltimore County, menyarankan laporan Anda harus fokus pada temuan signifikan yang menunjukkan bahwa subjek penelitian Anda menarik dan penting. Anda juga harus memasukkan unsur-unsur seperti desain penelitian dan rekomendasi jika diperlukan.
Menjadi Jelas dan Ringkas
Orang tidak membaca laporan teknis untuk bahasa atau gambar berbunga-bunga. Sebaliknya, orang membaca laporan teknis karena mereka mencari jenis informasi tertentu. Jelas dan ringkas saat Anda menulis laporan. Pikirkan audiens dan tujuan Anda, dan tulis dengan cara yang memungkinkan pembaca memahami apa yang Anda coba komunikasikan. Misalnya, jika Anda tahu banyak orang yang berbicara bahasa Inggris sebagai bahasa kedua akan membaca laporan Anda, hindari klise dan idiom. Jika memungkinkan, langsung saja, memotong kata-kata, kalimat dan paragraf Anda tidak perlu melaporkan informasi yang telah Anda kumpulkan.
Mengatur Informasi Anda
Organisasi sangat penting dalam laporan teknis. Apakah Anda sedang menulis artikel bagaimana-cara atau laporan fiskal di tempat kerja, informasi yang tidak teratur dapat mempersulit pembaca untuk menggunakan informasi itu. Audiensi dan tujuan sangat memengaruhi cara Anda mengatur laporan. Apa yang sudah diketahui audiens Anda tentang topik akan menentukan apakah Anda perlu memasukkan informasi latar belakang sebelum spesifik. Jika tujuan laporan Anda adalah untuk membenarkan penggunaan uang atau mengadvokasi tindakan yang akan diambil, akhiri dengan proposal atau banding dan atur badan laporan Anda berdasarkan dukungan Anda untuk tindakan ini. Individu yang menulis bagaimana cara mengetik harus memastikan langkah-langkah ditempatkan dalam urutan kronologis yang tepat.
Mengutip Sumber Luar
Karena laporan teknis informasi sering mengungkapkan hasil penelitian, Anda mungkin mengutip ide orang lain dalam teks Anda. Apakah Anda mengutip atau memparafrasekan sumber-sumber ini, Anda harus memberi mereka kredit dengan mengutipnya. Jika Anda menulis laporan untuk bekerja, catatan kaki atau catatan akhir mungkin disarankan untuk kutipan ini. Namun, jika Anda menulis laporan untuk sekolah, guru atau profesor Anda biasanya mengharuskan Anda menggunakan gaya kutipan yang ada, seperti gaya Asosiasi Bahasa Modern atau gaya Asosiasi Psikologi Amerika.
