Kepercayaan sulit diperoleh dan dipertahankan dalam hubungan bisnis. Terkadang sesuatu yang tampaknya sekecil kesalahpahaman atau kekasaran yang dirasakan dalam komunikasi bisnis dapat merusak hubungan kerja. Dalam komunikasi bisnis, perilaku yang baik dapat berarti perbedaan antara untung dan rugi. Belajar bersikap sopan dan sopan setiap saat dapat menghemat energi yang terbuang di tempat kerja, mengkhawatirkan ketika Anda mungkin telah terlibat dalam etika bisnis dan kesopanan (lihat Referensi 4).
Telepon
Pastikan bahwa ketika Anda tidak dapat menjawab telepon Anda, pesan Anda yang direkam itu tulus dan sopan. Seringkali itu dalam nada suara yang dapat menampilkan kesopanan. Meminta maaf karena tidak ada ketika penelepon Anda perlu berbicara dengan Anda adalah untuk menunjukkan rasa hormat. Menyatakan kapan Anda akan kembali adalah kesopanan lainnya. Yang paling penting, mengembalikan pesan dengan cepat tidak hanya sopan tetapi juga profesional. Saat menjawab telepon, tersenyumlah. Itu akan muncul di suara Anda. Dengarkan sepenuhnya apa yang dikatakan pemanggil Anda sebelum mulai berbicara. Pastikan Anda meminta izin sebelum menahan penelepon Anda dan menunggu penelepon mengatakan tidak apa-apa. Jangan pernah menutup telepon tanpa mengucapkan selamat tinggal atau memberi pemberitahuan bahwa Anda mengakhiri panggilan, meskipun peneleponnya kasar.
Email sangat membantu dalam komunikasi bisnis. Mereka juga bertahan lama. Mereka bisa menjadi catatan permanen dari kata-kata Anda. Dengan pengetahuan itu, pastikan ketika Anda menyiapkan email yang Anda baca dengan keras atau memeriksanya untuk memastikan bahwa Anda tidak hanya menyampaikan maksud Anda tetapi juga menyampaikannya dengan sopan. Mulailah email Anda dengan salam profesional yang menyapa penerima Anda atau sekelompok penerima dengan nama (lihat Referensi 3). Ingatlah bahwa email ini bukan catatan biasa di antara teman-teman. Gunakan kalimat lengkap dan tata bahasa yang baik. Jangan pernah menulis email saat marah atau ingin melampiaskan, karena kemungkinan email yang dikirim dalam kondisi ini akan hilang sapa yang dapat membuat komunikasi Anda lebih efektif (lihat Referensi 2).
Surat
Seringkali, dapat diterima untuk mengirim surat untuk menyampaikan komunikasi bisnis. Seperti halnya email, pastikan untuk memeriksa ulang surat Anda dengan ejaan dan format dan tata bahasa Anda diperiksa kebenarannya. Ucapkan terima kasih kapan dan di mana diperlukan. Pastikan untuk menutup surat Anda dengan penghargaan atas waktu yang dihabiskan oleh penerima untuk membaca komunikasi Anda.
Tatap muka
Seringkali bentuk komunikasi bisnis yang paling sulit disampaikan secara tatap muka. Merupakan praktik yang baik untuk meninjau di depan cermin apa yang Anda rencanakan. Ini akan memberi Anda ide bagus tentang bagaimana ekspresi wajah Anda berubah dengan pesan Anda. Ketika mengunjungi negara lain untuk berbisnis, tidak sopan untuk memaksa budaya Anda pada orang-orang dengan siapa Anda berbisnis (lihat Referensi 1). Memahami perbedaan budaya dapat membantu Anda bersikap sopan ketika berkomunikasi dengan orang-orang dari negara-negara di mana sapa muka ditampilkan secara berbeda dari bagaimana Anda terbiasa.
Papan pengumuman
Pengumuman yang dipasang di papan pengumuman adalah hal biasa di banyak tempat kerja. Praktek ini terkadang dapat menghasilkan tampilan komunikasi yang kasar atau kasar. Ketika bertugas menyampaikan pesan kepada semua orang sekaligus, Anda harus berusaha bersikap sopan kepada semua orang. Penggunaan ungkapan slang atau tidak umum dapat menyinggung dan mengurangi niat Anda. Pastikan pengumuman atau buletin dewan buletin Anda ditulis dengan semua pertimbangan yang diberikan kepada komunikasi bisnis profesional lainnya.
