Menulis laporan dalam keterampilan penting di semua tingkatan bisnis. Menulis laporan yang jelas dan singkat adalah keterampilan utama untuk komunikasi bisnis yang efektif. Laporan yang efektif dan ditulis dengan baik dapat mendorong penjualan, menciptakan tim yang lebih kompak dan berfungsi lebih baik, merampingkan proses, dan meningkatkan operasi keuangan. Laporan dapat memperingatkan manajemen akan peluang untuk pertumbuhan bisnis, mengidentifikasi area di mana efisiensi yang lebih besar dapat direalisasikan dan menetapkan prosedur bisnis yang kohesif. Karena sangat penting untuk berfungsinya sebagian besar bisnis, penulisan laporan dianggap sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis yang paling penting.
Pertimbangan
Penulisan laporan, karena merupakan bagian penting dari komunikasi bisnis, harus direncanakan dengan baik. Pertimbangan penting termasuk mengetahui audiens untuk siapa laporan ini ditulis, alasan penulisan laporan, tujuan akhir yang menjadi tujuan laporan tersebut dan staf khusus yang dibutuhkan untuk menyumbangkan informasi yang penting untuk penyelesaian laporan. Sangat penting untuk menentukan jumlah sumber daya bisnis yang akan digunakan untuk penulisan laporan dan untuk membandingkan nilai sumber daya ini dengan laba bersih yang diharapkan dari pembuatan laporan. Jika banyak sumber daya berharga diperlukan untuk menulis laporan, tetapi laporan itu hanya akan menghasilkan keuntungan kecil, maka itu bukan proyek yang efektif. Bentuk komunikasi bisnis yang tidak terlalu memakan waktu, seperti nota, mungkin yang diperlukan.
Perencanaan
Setelah semua pertimbangan diperiksa dan didokumentasikan, penulis laporan - atau kepala proyek jika beberapa penulis membuat laporan - menyusun rencana. Perencanaan sangat penting untuk komunikasi bisnis yang efektif, lebih dari sekadar menulis laporan. Rencana komprehensif untuk menulis laporan meliputi jadwal untuk pembuatan laporan, bahan-bahan yang dibutuhkan, daftar semua kontributor dan semua persediaan dan bahan-bahan jaminan yang diperlukan, seperti karya seni.
Produksi
Produksi adalah langkah utama dalam semua proyek komunikasi bisnis. Dalam penulisan laporan, produksi dapat memakan waktu satu hari atau selama beberapa bulan, tergantung pada ruang lingkup proyek. Penting untuk berkonsultasi dengan rencana tersebut secara berkala selama proyek penulisan laporan panjang untuk memastikan bahwa proyek berada pada jalur untuk penyelesaian tepat waktu.
Ulasan
Sebuah laporan biasanya ditinjau oleh setidaknya penulis sebelum dikirim ke penerima akhirnya. Tata bahasa dan gaya yang baik diperlukan untuk semua komunikasi bisnis, sehingga peninjauan harus mencakup - minimal - tinjauan ejaan dan tanda baca. Jika waktu mengizinkan, peninjauan konten yang lebih luas harus dilakukan. Jika memungkinkan, korektor pembacaan harus seseorang yang melihat materi baru; "mata segar" cenderung menemukan kesalahan pengetikan atau masalah tata bahasa yang mungkin tidak diketahui oleh seseorang yang terlibat dalam pembuatan laporan.
Pengiriman
Menyampaikan laporan dapat mengambil beberapa bentuk: Laporan dapat disajikan sebagai tayangan slide dan diskusi, dicetak dan diemailkan secara keseluruhan kepada penerima atau dibagi menjadi beberapa bagian dan dikirim selama beberapa minggu kepada penerima yang berbeda. Versi panjang dari laporan panjang dapat disajikan, sementara versi lengkap disediakan dalam bentuk cetak. Metode pengiriman ditentukan oleh lamanya laporan, ketersediaan penulis untuk mempresentasikan temuan, dan lokasi geografis penerima.
